[學習筆記] 如何進行一場成功的簡報!



本文從簡報的目的、溝通的要素、態度、簡報的準備、內容規劃、開場的方式、簡報的主體、總結的方式、肢體表達的技巧、說話的方式、回答提問的技巧等完整面向來說明如何進行一場成功的簡報!

簡報的目的


對於聽眾:

1. 獲得資訊、知識

2. 情感認同
要打動聽眾, 讓聽眾感興趣. 作法: 提出令人興奮的構想/願景, 故事和聽眾產生關聯, 呼籲支持有意義的行動.
3. 瞭解講者的觀點

4. 決定是否採取行動

5. 決定是否支持

6. 做出選擇

對於講者:

1. 傳達訊息, 分享心得
要讓聽眾得到理解.
2. 說服聽眾
要讓聽眾同意.

舉例, 如何扭轉聽眾的認知及期望, 不要直接反駁對方的說法, 而是同意對方的認知, 然後提點不同的觀點, 如此對方才能夠接受.

可多觀察法庭影集, 其中案情隨著一步一步的追查, 真相和原本大家的推測大相逕庭, 辯護律師是如何扭轉陪審團的認知.
3. 得到批准

4. 爭取支持
要做到講完能夠讓聽眾 say yes, 事先準備好完整的邏輯論述, 推演聽眾可能 say no 的原因. 幫助聽眾找到支持的理由.
5. 爭取訂單
(i) 設法拉開和競爭者的距離

(ii) 協助對方設定選擇的標準, 使得遊戲規則有利於我方.

舉例, Steve Jobs 在 2010 年初介紹 iPad 的產品發表會, 先設定戰場定義出新的產品區塊, 直接打 Netbook, 因為 Netbook 在 Steve Jobs 定義的產品功能上, 如 web browsing, video playing, 表現都不如 iPad, 但其實 Netbook 的文書處理能力較 iPad 佳.
6. 請聽眾採取行動

簡報對個人的價值


1. 建立專業形象

2. 個人行銷

溝通的層次


1. 收到訊息 - 啊

2. 了解 - 嗯

3. 認同 - 嗯嗯

4. 讚賞 - 好啊

溝通的基本原則


1. 平等

2. 信任

3. 互惠

Albert Mebrabian


訊息的傳遞,包含:
7%的語言(verbal, 內容精簡、咬字清晰)
要為主題負責,以同理心從聽眾的角度來闡述。
38%的聲音(vocal, 音調活潑生動、抑揚頓挫、音量適中、節奏快慢)
自己的聲音聽起來是否對這個主題或這場演講感到在乎,要有熱情。
55%的視覺(visual, 手勢、表情、肢體動作、外表、妝扮)
自己看起來是否像是適合講這個主題的人,心態要正確。

柏維泰


面對面的交談中
語言」部份約佔35%
非語言」部份約佔65%

溝通的障礙


第一印象、刻板印象

自卑、害羞、嫉妒
解法: 破除自我中心的執著. 不要過度追求完美, 呈現真誠的自己.
克服緊張的方法:
給自己信心。方法是,確實掌握聽眾的需求,提供聽眾深切關心的訊息。因為認知內容的重要性,自然會產生足夠的信心!也就是說,把焦點從自己(太在乎自己的表現,反而會很緊張),轉移到聽眾身上(提供聽眾關心的重要訊息)。

多上台,隨著上台次數及經驗的累積,緊張的程度通常會降低。

充份的準備,對內容有充份的瞭解及心得,有助於增強信心。

上台前, 雙手高舉成 V 狀 2 分鐘, 有助於從生理機制上讓自己更有信心 (睪固酮 Testosterone 分泌增加) 並更放鬆自在 (皮質醇 Cortisol 分泌降低), 而能夠表現出真誠的自己, 贏得聽眾的支持. (Ted Talk: Amy Cuddy: 姿勢決定你是誰!)
提升演講技巧的方法:
這些方法知道了,接下來只要透過不斷地練習,就能夠持續進步,熟能生巧。

態度


熱情、真誠。
如果聽眾喜歡你, 他會原諒你的一些小失誤.
同理心: 從聽眾角度思考,才能傳達出聽眾可以理解及認同的訊息。

找出和聽眾的共同點,引發共鳴。

探尋問題,共同尋求解答。

感到自在,並且掌握全局。
事前需要反覆不斷地練習, 甚至練習遇到突發狀況時的處理方式.

簡報前的準備


瞭解聽眾: 屬性(年齡、性別、專長...)、參加動機、Level(對主題的瞭解程度)、Value(重視的價值觀、重視的事物)、對主題是否存在定見、偏見或特定立場、態度(友善、支持、敵意)、Style、pre-post(和聽眾前後活動串連)、使用聽眾的語言。

瞭解簡報環境

瞭解簡報內容

講師沒有遲到的權利
公司內:提前15~30分鐘到達現場。提早到場和聽眾建立關係。
公司外:提前30~60分鐘到達現場。
國外:提前1天到達現場。

簡報內容規劃


確認簡報的目標 - 明確寫下: (i) 為何要做這場簡報 (ii) 想要達到的成果

簡報目標 → 核心議題/結論 → 論點 → 論點證明 → 刪除無法支持結論的論點,留下可以支持結論的論點 (參考: 金字塔原理)

先假設結論,再設法加以證明 (因為若要透過完整資料分析而歸納出結論,通常很費時,會有時效性及投入成本的問題)。

做好上述分析後,再使用說故事的方式,把論點呈現出來,讓聽眾感到興趣、印象深刻、獲得認同。
多談談自己的故事,自己切身的經歷,心路歷程。
可使用 Mind Mapping 架構出整份簡報,有助於發想及作為演講的架構。

搜集相關資料、圖表。
最好蒐集演講內容 10 倍以上的資料,消化、吸收、整理成自己的語言。 (要養成持續分類蒐集資訊的習慣)。
設定主題,並設定引發聽眾興趣的標題。

分析聽眾背景及需求。

構思重點詞句及笑話 (結合時事,吸引聽眾注意)。

簡報呈現的方式


敘述式


開場(Opening) → 簡介(Preview) → 主體(Content) → 總結(Review)

說服式


開場(Opening) → 簡介 → 指出問題/需求 (Problem/Opportunity) → 多種解決方案 (Possibilities) → 提出建議的解決方案 (Proposal: Feature, Advantage, Benefit, Evidence) → 建議採取的行動, 具體要求 (Suggested Actions)

開場 (Opening)


重點


1. 吸引注意力

2. 引起興趣、引發動機

3. 營造氣氛、氣勢

方式


介紹自己
目的: 讓聽眾認識講者,縮短彼此距離。

1. 請別人介紹出場
說明: 為什麼要舉辦這場演講、講者的重要事蹟、為什麼講者有資格進行這場演講.
2. 向聽眾打招呼
微笑, 以輕鬆、愉快的方式打招呼.

說明自己為什麼很高興來到這裡.
3. 自我介紹(姓名、興趣、專長、特色、公司、工作)
聽眾自我介紹
時機: 當上課時間較長或需要討論、互動時。

目的: 打破拘謹的氣氛,提高參與的意願。

1. 分組,每組6~10人

2. 規定介紹內容
開場
講自己的故事 (連結到主題的故事)

講一個真實、感人的小故事

講一句讓人驚訝的話,引發聽眾的好奇心

警語

揭露驚人事實(統計數字)

講一個笑話

問聽眾問題

講和聽眾切身相關的事情

從近期的危機或重大事件切入

使用比喻, 闡明演說重點

直接從結論切入

延述上一場的內容作為開場

以幽默的方式否定主題作為開場

圖片

建立反差,打破聽眾原本的認知

描繪美好的願景

引述名人名言

提出問題 (conflict)

主體


確保內容正確性(專業導向)

注意邏輯連貫性、slides之間的聯結性

聚焦在關鍵訊息

讓聽眾容易理解

掌握時間

文不如表,表不如圖,圖不如實物,實物不如操作

KISS - keep it simple & short. page 數不要太多. 每個 page 的字數不要太多.

總結


摘要總覽

強調重點

要求聽眾作出承諾

凝結氣勢

澄清疑點; 清除問題和反對意見

確認 follow-ups

收尾

常見的收尾方式


覆述重點

強調效果

表達對解決問題的信心

請求聽眾採取行動

描述美好的未來

感謝主辦單位、來賓的參與

Q & A

簡報技巧


深入淺出,以容易理解的方式解說複雜的問題。
利用背景知識說明專業問題。

由具體到抽象。

舉例說明。

不要用專業解釋專業。

舉例:費曼在美國國會利用簡單的實驗,說明太空梭失事的原理。
懂的層次
理解 → 感受→ 體驗。
我聽到,我忘記。

我看到,我記得。

我做過,我了解。
演講法、問答法(問聽眾問題,增加互動)、小組討論法。

Laser pointer點到就好,不要一直畫圈。

使用投影片作為演講的輔助工具,而不要讓投影片帶著演講走。

講故事.
研究顯示, 當講者講故事時, 講者和聽眾腦波趨於一致. 當講者講 data 時, 講者和聽眾腦波變得不一致.
一開始先講結果及主要論述. 讓聽眾先掌握最關鍵的資訊.

過程中盡量讓聽眾有參與感.
舉例來說, 多多提到 "你", 問聽眾問題, 請聽眾分享經驗.
開始演講前, 先深呼吸, 有助於冷靜, 不緊張, 看起來比較有自信. 演講的過程中, 留意自己的呼吸, 如果變得比較緊張, 放慢呼吸, 聽眾會覺得你比較沉著穩重.

演講時可稍微在講台上移動, 會顯得比較自然.

肢體表達的技巧


吸引聽眾的注意力、反映自信心

適度的微笑、放鬆心情、表現自然、親切

平衡身體重心

適時應用手勢強化重點、不用手勢時兩手平放兩側
避免把手放在後面或放在口袋裡, 因為聽眾會覺得在隱藏什麼. 而且這樣是比較沒有自信的姿勢.

Sign posting. 列舉說明事項時, 講到 1, 手大方地伸出來筆 1.
簡報的主角是講者,而不是投影片。

儘量站到舞台中央,拉進和觀眾的距離,使用遙控器操作電腦,不要躲在講台後面操作電腦。

眼神


要人們瞭解你,首先必需對他們的眼睛說話。
--拿破崙(Napoleon)

目光接觸 (eye contact)

短暫停留(3-5秒)

關照每一個人
對於參與度較高的聽眾, 可多與他們 eye contact, 可促進互動, 促進自己的信心, 讓演說更自然生動.
面對大團體時可分成數區

說話的方式


語音


咬字:字正腔圓

音色:發音訓練,讓音色洪亮。

音調:抑揚頓挫。

音量:提到重點時,加強音量。

速度:講話速度不急不徐。

語意


語言的精確度

掌握重點

閱歷知識豐富

思路靈活

運用聲韻


可以讓聽眾加深印象。

機智幽默


和聽眾互動


排除干擾的技巧


聽眾談天


用眼睛注視

停頓

詢問是否有問題

走進或遠離問題點

聽眾質疑內容


認知不同點

陳述事實

延遲討論

praise: 人, idea, feeling

probing: qualify (請對方把問題說清楚), example (請對方舉個例子).

positioning: 定位如何回答. 縱向: 由小到大 (舉例, 個人, 家庭, 社會, 國家, 世界). 橫向: 政治, 經濟, 社會. 時間軸: 過去, 現在, 未來.

聽眾兩方爭執


控制場面

歸納要點

延遲討論

聽眾發呆、打瞌睡


走進或遠離問題點

回答提問的技巧


Q&A Process


Action 採取的行動 Target 對象
Listen 傾聽 提問者
Repeat, Convert 重述/轉化問題 所有聽眾
Answer 回答 所有聽眾
Confirm 確認 提問者

事先預測聽眾可能會提出的問題

某些問題可以先放進 waiting list,適當的時機再回答。

Q&A的重點


簡報後、問答前創造一段過渡期

舉手尋求問題

請發問人提出問題並全心全意注視他(但不恭維)

若不清楚問題可要求重述一遍

眼神移向群眾轉述(覆述)、或將負面問題中立化

眼神移向群眾向全體聽眾回答

不要回答是、否

如果不期望後續問題不要看著發問者

不友善的問題要婉轉回答,切忌造成聽眾反感


在回答這個問題之前,「我們」必須瞭解...

就我記憶所及...

這是見仁見智的問題

這不是對與錯的問題,而是程度上的問題

對這個問題要分幾方面來回答

我不能回答這個問題,因為...

這要看我們從哪個觀點來看

不知為不知,切忌強詞奪理、規避問題

運用或聯合他人回答

高手出現時: 感謝某某人,經過他的講解...

PDCA


善用問卷調查,找出需要改進之處。

檢視自己演講的錄音、錄影,找出優缺點。

好用的小工具


無線簡報筆

ZoomIt - 微軟提供的免費小工具, 可以方便地在螢幕上任何地方「放大」、「畫圖」、「寫字」。

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(photo via Detroity2k)