時間管理的前提、架構與方法


真正有意義的時間管理,並不在於探討如何把所有該做的事和想做的事排進行事曆,做好做滿。

真正有意義的時間管理,首先要思考「時間管理的前提」,也就是說,要先真正體悟到時間的珍貴性,抱持主動積極的心態,決定在短暫的人生旅途中哪些事情是真正重要的。

時間管理的前提


時間的珍貴性


人的一生,其實是很短暫的,能夠成就的大事實際上是很有限的。

甚至要體悟到,每一天都有可能是生命的最後一天。

打造出 Apple ][、Macintosh、iPod、iPhone、iPad 等優質科技產品的 Apple 共同創辦人 Steve Jobs 正是抱持這樣的態度來度過每一天,因此得以全心全意投入自己最熱愛的事物上。[1]

主動積極 (be proactive)[2]


體認到對於自己關注的事物,自己是有主動權的。

不受制於刺激-反應的模式,當面對各種情境時,不急著以本能做出反射性的思考或動作,而能夠靜下心來,從不同的角度檢視清楚整個情境,思考各種可能性,然後再做出最好的抉擇。

不把自己當成受害者,而思考自己能夠主動做些什麼讓事情變得更好。

不受限於環境或現況或限制因素,思考為了達到理想的狀態,自己能夠做些什麼。

不斷做這樣的練習,就能夠逐漸擴大自己的影響範圍 (circle of influence)。

哪些事情是真正重要的


有了主動積極的基礎,開始可以成為自己命運的主人,而不是隨波逐流地生活著。

思考自己的人生使命 (personal mission statement),思考自己在這一生當中,打算為人類、為這個世界帶來什麼貢獻。[3]

對於人生有了清晰的目標之後,就可以進一步規劃如何達到這個目標。為了達到人生目標所需要做的事情,才是真正重要,應該優先投注時間來進行的。

時間管理的架構與方法


要事第一[4]


把需要做和想要做的事情以重要性和急迫性分為四個象限:重要且急迫、重要但不急迫、不重要但急迫、不重要又不急迫。

優先處理重要的事情。

如果重要且急迫的事情太多,表示沒有花足夠的時間處理重要但不急迫的事情 (通常是打好體質、設計好架構、學習新的技術、開發新的技術這一類的事情),使得情況惡化演變為重要且急迫的事情,必須在有限的時間內完成,因為時間急迫,往往做的品質不會太好。

Getting Things Done (GTD)[5]


現代人的工作及生活形態的特性是事情很多,永遠也做不完,因此會覺得壓力很大,充滿懸念。

GTD 是以系統性的方式來處理所有該做和想做的事情,可以讓所有的事情都被妥善及有效地加以處理,井然有序,頭腦不再為懸念所焦慮,將可以放鬆、進入心如止水的狀態,發揮潛力及創造力!

番茄鐘工作法[6]


設定一段時間,例如 25 分鐘,專心處理事情,然後休息 3 到 5 分鐘。

如此可以讓大腦在專注模式和放鬆模式之間切換。

專注模式有助於全心全意把事情做好,非常專注時,甚至可以進入心流 (flow) 的狀態。

放鬆模式有助於讓大腦的 diffuse mode 開始運作,創意在這個模式下比較容易發生,心中原本認為複雜難解沒有頭緒的問題,在這個模式有機會靈光一現,發現新的可能。

參考資料


[1] Steve Jobs' 2005 Stanford Commencement Address

[2] The 7 Habits of Highly Effective People, Habit 1 Be Proactive, Stephen Covey

[3] The 7 Habits of Highly Effective People, Habit 2 Begin with the end in mind, Stephen Covey

[4] The 7 Habits of Highly Effective People, Habit 3 Put first things first, Stephen Covey

[5] Getting Things Done, David Allen

[6] 番茄工作法