Survey 了 26 個團隊協作工具, 試用了其中幾個, 後來我們決定採用 ClickUp 來做 task management, 使用到現在約 5 個月, 非常令人激賞, 流暢且具有低調美感的 UI/UX 設計, 是用起來會讓人感到愉悅的好工具! 她本質上是 task management 的系統, 基本單位是 task. 她有完整的 hierarchy: spaces → folders → lists → tasks → sub-tasks, checklist. 可以建立 spaces, 一個 space 下可以建立多個 folders, 一個 folder 下可建立多個 lists, 一個 list 可擺放多個 task, 一個 task 可放 sub-tasks 和 checklist. 基本上可以為每個 project (或 team, 組織內的事務...) 建立一個 space, 以 project as space 為例, folders 可以規劃為 project 的幾個主要面向或是重大的 phases, 以 phase as folder 為例, lists 可以規劃為這個 phase 下要完成的事情, 而 task 可以規劃為這些事情的 break down items. Task 有 status (space/folder/list 皆可自訂 status, 可以繼承 parent node 的 status, 也可以取消繼承), 可 assign 多個 owners, 可設定 priority, 可設定 start date, due date, 可寫描述, 有 comment 區塊, 在 comment 區塊可以 tag users 進行討論, 也可以 attach documents (不過搭配 Google drive 時, 基本上都是以 Google drive link 取代 attach files, 因為如此可以達到大家 access 的是同一個檔案, 而沒有多份 copy 造成的版本 synchronization 問題). Tasks/Sub-tasks 可以建立 dependency, 使得 task A 可以 depend on task B (此時 task B 自動 block on task a), dependecy 可以橫跨 lists/folders/spaces. 當 task B close, task A 的 owner 會收到通知, 並且自動解除 block 的關係. 她有多種 view, 包含 List, Board, Gantt (可自動產生 folder level 或 list level 的 Gantt chart), Doc... 我最常用的是 Board view, 她是 Kanban method 的實現, 可一目瞭然看出各個 status (例如 open / in progress / review / closed) 下有哪些 tasks. 要改變 task status, 只需要把 task 從 status A 拉到 status B. 透過 status 的設計, 可以創造出各種方便好用的流程. 舉例來說, 對於招募流程, 我們以一個 folder 來管理招募的 tasks, folder 下的每個 list 對應到各個要招募的職務, 每個 task 則對應到每位 candidate, status 我設計了 To Arrange 1st Interview, Arranged 1st Interview, Conducted 1st Interview, To Arrange 2nd Interview, Arranged 2nd Interview, Conducted 2nd Interview, Prepare for On-board, On-board, Not Match, Reject by Candidate. 看到一位有興趣的 candidate, 我就建一個 task, task name 就是 candidate name, 裡面放 link to resume, status 放 To Arrange 1st Interview, owner 設定為助理. 助理立刻收到通知, 約一面, 約好並在 Google calendar 建立 event 後, 就會把 status 切到 Arranged 1st Interview, 其他 status 的意義及用法以此類推. 只花 1-2 分鐘向助理說明如何運作, 從來沒用過 ClickUp 的助理瞬間就上手了! 搭配公開透明的文化, ClickUp 可以讓組織內的每個人知道其他每個人在做什麼事以及這些事情的關聯性和最即時的進展, 介面設計讓人使用起來感覺愉快, 是非常值得推薦的團隊協作工具! 做團隊協作工具的公司不少, 而 ClickUp 目前知名度似乎並不高, 希望好工具能夠被更多人知道並採用, 而讓這樣的好公司能夠存活下來, 繼續為人們創造更好的工具! 立即免費試用: ClickUp上面這個 screen shot 我把 Space 區塊收納起來了 (按左上角的 ＞ 可以展開), Space 區塊裡有 Spaces/Folders/Lists 的 hierarchies.星評
沒用過 ClickUp 前, 我覺得: Trello ★★★ 中規中矩, 功能陽春. ClubHouse ★★★★ 比 Trello 好一些, 但會覺得少了些什麼, 有些需求無法被滿足. 用過 ClickUp 後, 我覺得: Trello ★ ClubHouse ★★ ClickUp ★★★★★ 功能非常完整, 彈性非常大, 同時介面簡潔具有美感.ClickUp 與 Getting Things Done
我在 2007 年認識了 Getting Things Done (GTD) 的作法, 並在 2012 年和 GTD 作者 David Allen 的弟子張永錫老師密切討論過 GTD 的實踐, 當時一直沒有夠好的工具, 只能勉強以現有的工具拼湊出團隊溝通及協作方式, 總是感到團隊協作的效率及流暢度有很大的改善空間. 多年後, 終於找到了最佳的 solution: ClickUp!用 ClickUp 來管理生活上的 tasks
ClickUp 可以個人申請使用, 因此除了工作上的 task 管理, 也可以用來管理生活上的各種 tasks. 原本我使用 Google Keep + Microsoft OneNote 來管理生活上的 tasks, 缺點是 tasks 會混在一起, 導致有些 tasks 一直受到新進來的 tasks 排擠, 以及沒有清晰的全貌來檢視所有的 tasks.改用 ClickUp 來管理生活上的 tasks, 各種類別的 tasks 都可以同時清楚呈現而能得到完整的全貌, 因此在決定時間該如何分配在這些 tasks 上時, 就能夠做出比較全面的判斷, 使得時間能夠優先分配在 priority 較高的 tasks, 而能夠感到比較踏實.
後記
ClickUp 在 2020 年中首輪募資後，從 50 人快速成長到 700 人，取得了 4 百萬個用戶，其中有 8 萬 5 千名付費用戶 (包含 McDonald’s, Zynga)。在 2021 年 10 的，更募得了 4 億美元的資金（投資人包括 Andreessen Horowitz），可望在 productivity 這個領域脫穎而出，並持續帶來更新更好的服務！ (參考資料: ClickUp Raises $400 Million At $4 Billion Valuation As Competition Heats Up In Productivity Software, Forbes)
