「彼得杜拉克」談「時間管理」

「時間是最匱乏的資源，若無法管理時間，就無法管理任何事。」 -- 彼得杜拉克

時間管理的步驟:

1. 記錄時間：以明白時間花在哪裡。

時間是非常珍貴的資源，但單憑記憶，我們不會知道時間究竟花費在什麼地方。

《Introduction to the Personal Software Process》提供了很不錯的 time tracking 的 template。紀錄時間能幫助自己瞭解時間用在哪裡，如此才能做適當的時間規劃 (可透過 Google Calendar 來紀錄及規劃時間的運用)。

2. 管理時間：減少「非生產性」活動所佔用的時間。

▪ 找出哪些事根本不必做，做了也無助於成果。

▪ 找出哪些事可以授權他人辦理，而一樣做得好。

▪ 避免浪費別人時間。（例如開會時只找真正需要出席的人進來）

避免時間浪費的方法：

▪ 找出哪些事情由於「缺乏制度」或「沒有先見之明」而造成時間的浪費。

徵候：重複出現的「危機」。

把這些事情設計成「例行作業」或「預先加以防止」。

▪ 人員過多。

徵候：用來處理「人際關係問題」的時間占 \(10\%\) 以上。

▪ 工作規劃不當、組織結構不良。

徵候：參加會議的時間占 \(25\%\) 以上。

▪ 資訊傳達不佳。

資訊沒有即時傳達到需要的人、資訊表達方式不清晰。

3. 集中時間：集中可支配的零碎時間，成為「整批時間」。

每件工作都需要秏用相當的「整批時間」。如果少於「整批時間」，事情無法完成，再做又得從頭開始。

時間如果能夠集中，即使只有 \(\frac{1}{4}\) 個工作天，也足以辦理幾件大事；反之，零零碎碎的時間，即使累計有 \(\frac{3}{4}\) 個工作天，也難以完成任何重要的事。

集中時間後，把時間運用在:

▪ 先做最重要的事 (first things first)

▪ 專心一志 (do one thing at a time): 在一段時間內，集中精力於一件事，如此才能夠完成艱巨的大事。

延伸閱讀

[書籍] 杜拉克談高效能的5個習慣