使用了一陣子 G Suite, 特別是其中的 Google Drive + Google Docs, 感受到對團隊協作效率有大幅的助益, 並且這幾天從一位神級 Googler 了解在 Google 內部其中的一些運用方式, 整理了一下心得, 大家多多交流各種有助於團隊協作的作法及工具.
Google Drive + Google Docs 大幅提升團隊協作效率的幾個 features:
1. 可多人同時編輯同一份文件, 並可及時看到正在修改的結果.
不同作法的比較:2. 可在文件上選取的段落附加 comment, 並且可以 assign 團隊成員進行處理.
協作效率差的 approach A (例如 SharePoint) 有版本控制系統, 會需要 check out, edit, check in. 一次只能有一個人修改.Usage scenario:
協作效率更差的 approach B 是你發送文件給多人修改, 然後再逐一 merge 每個人提供的修改. 如此文件會散落各地, 版本控制非常混亂.
Feature 1 和 approach A 相比, 優點是不需要等待其他人 edit → check in.
Approach A 和 approach B 相比, 優點是文件只有單一來源.
i. 多人合作編寫一份文件 (例如 project plan, software requirement specification, software design specification...).
ii. 開會時, 會議主持人及各個與會者可即時編寫會議紀錄. 如此會議結束時, 與會者對於討論的結論都有了一致的理解, 而不致於帶著不同的理解往下進行. (之前到 Google 出差時, 見證到這個 usage scenario 的極高效率).
iii. 不同 location 的團隊成員, 使用 Google Docs 作為溝通各自的想法的媒介, 進行線上討論.
Usage scenario:3. 可容易看出每個人對於文件的改動內容.
從一位神級的 Googler 了解到, 在 Google 的運作, 大量使用 Google Docs 作為溝通的媒介, 並且透過 feature 2, 邀請不同專業的成員進來貢獻想法.
透過 docs, 可以讓成員知道一個 project 的目的, 規劃, 需要開發的技術, 在 Google, project 很多, 人很多. 一個 project 要能夠造就大的 impact, 需要能夠吸引夠多的高手進來參與. 而 docs, 就成了非常重要的溝通媒介. 讓人們可以知道各個 project 的內容, 判斷自己的知識、技術、時間、精力可以貢獻在哪些 projects.
它不是只是列出 version history, 讓你選擇要回到哪一個 version; 而是可以在 browse version history 的時候, 觀看每一個 version, 在文件上的改動是什麼.4. 可快速搜尋文件內容.
Usage scenario:
1. Coach/Advice/Reviewer. 當你扮演 coach 的角色時, 沒有 feature 2 + feature 3 時, 作法是口頭告知對方你的建議, 或討論後 e-mail 總結建議, 但往往發現, 下次討論時, 那些建議並沒有完全被 follow, 且 e-mail 和文件其實是沒有 mapping 關係的, 如此會導致產生出不太容易處理的 e-mail; 搭配 feature 2 + feature 3, 你可以直接修改文件, 對方可以容易看出你修改的內容, 你也可以加上 comment, 請對方考慮你提到的點, 並且這些 comment 是可以被 track 的.
2. 在進度追蹤式的會議, 透過 feature 3 可容易看出這一回合的進展. 如此可直接在文件即時記錄最新狀況, 而不需要為了會議另外撰寫文件說明這一回合的進展.
Usage scenario:5. 可分享檔案的連結.
當文件數量變多時, 文件的查找變得相當困難. 即使根據規劃好的 folder 結構擺放, 因為同一份文件通常有多種屬性, 不見得會落在你覺得應該存在的 folder. 且同一個關鍵字, 可能會出現在多個重要需要參閱的文件. 因此這是相當重要的 feature.
連結並非基於檔名或目錄名, 因此當檔名或目錄名修改或檔案移動到其他目錄後, 連結仍然是有效的.搭配開放分享式的文化, 效益是 \(n^2\) 倍:
Usage scenario:
分享檔案本身, 會導致一份文件有多個版本散落在各地.
分享連結, 則可以讓每個人 access 到單一的文件來源 (可查看最新的版本, 也可查看過程中做的每一個改動).
當部門之間, 無法 access 彼此的文件, 知識的流通形成阻礙, 會大幅降低團隊能夠達到的產出.
認識的一位神級 Googler 提到, 在 Google, 每個人都可以 access 到所有的 docs, 因此能夠達到極高的 synergy! 大家都可以為自己有興趣的 project 貢獻自己的能力, 團隊合作交流沒有部門的疆界. 限制因素, 僅在於自己的創造力及想像力!
