在職場中, 我們藉由發現並解決問題, 或是主動提出新構想/新的方法, 來創造價值.
因此, 基本上, 我們報告工作成果時, 可採用以下幾種基本結構:
1. 發現並解決了一個問題
Issue Description / Issue Statement 描述問題
Root Cause 造成問題的根本原因. 要找到最核心的根本原因, 解決此根本原因, 才能避免後續各種問題發生. 根本原因可能不只一個.
Solution 解決問題的方法
How to prevent 如何避免類似的問題再度發生.
2. 提出新的作法
Issue Statement/Motivation: 目前的問題是什麼? 為什麼需要解決這個問題?
Proposed Approach: 新的作法如何能解決問題
若是 flow 或架構, 同時呈現 AS-IS (現況) TO-BE (改善的作法) 可容易看出新的作法和原本作法的差異Result: 解決後獲致的成果 (若可量化, 儘可能提供量化數據)
3. 說明工作的進度
Motivation 說明這項工作的背景及目的
Current Progress 說明這項工作從完整的角度, 目前的進程. 若這項工作和其他專案的時程有重要的相關性, 一併加以呈現.
Follow-up 說明接下來的工作重點
4. 說明分工方式
Issue statement / Background 說明背景, (將)面臨什麼問題
Approach 說明解決問題的方法, 需能證明方法是有效的
Team Structure 描繪團隊結構
Co-work Guideline 說明基本原則, 以各種狀況測試原則是否夠 solid 或有足夠的彈性
Workflow 說明分工狀況下各種事務的運作流程
R&R 以表格說明細部分工, 視需要, 以 ARCI matrix 說明
5. 說明重要事件
General Guideline 說明一般性處理原則 (視情況, 不一定需要)
先對處理原則建立共識, 從不同的角度檢視原則; 以各種狀況測試原則是否夠 solid 或有足夠的彈性.Case/Event 說明該事件的情況. 釐清因果關係; 思考若其他人僅知道部份訊息, 是否會造成誤解.
你在說明工作事項時常用的基本結構有哪些呢? 歡迎留言分享, 集思廣益.
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(Photo via Frits Ahlefeldt-Laurvig)
