[閱讀筆記] BOSS 學: 自我管理

英文書名: Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader
中文書名: BOSS 學: 自我對話 超越盲點
作者: Linda A. Hill, Kent Lineback
譯者: 姜雪影
出版日期: 2011/01/11 (英文版) 2012/02/24 (中文版)




作者 Linda 擔任哈佛商學院講座教授、哈佛領導計劃中心負責人、哈佛 MBA 領導必修課程主持人, 並受多家大型企業委託進行顧問工作; Kent 則在企業界及政府機關擔任高階主管近 30 年.

本書根據管理實務上的重要研究, 歸納及闡述高效能主管必須做好這 3 個層面的管理工作: 自我管理, 人脈管理, 團隊管理.

本文探討「自我管理」的部份.

不要依賴頭銜帶給你的「職權」


主管的好壞不在於是否懂得如何命令他人做事, 而在於是否不必頤指氣使, 談笑間就能達成任務.
-- 工作族群與工作環境的管理先驅傳麗德 Mary Parker Follett


若僅使用職權 (而非運用影響力) , 以直接下令的方式指派工作, 可能會面臨下列問題:

1. 部屬不同意你的想法.
部屬可能有更好的想法. 或者部屬因此投入較少的心力來進行任務.
2. 部屬認為別的事情比較重要.
即使你明訂了期限和優先順序, 但若部屬不了解你指派的任務的目的及重要性, 仍然會影響最後的成果.
3. 部屬發現情況有所變化.
通常在任務執行過程中, 因為環境的變化或對情況的進一步了解等等因素, 會需要隨時作出各種判斷或方向上的修正, 因此如果只是下命令, 沒說明背景及目的, 最後的結果會不如預期.
4. 同仁不會全心投入.
透過職權來管理, 是訴諸於恐懼, 無法激發出使命感及認同感.
5. 無法創造真正的改變.
真正的變革除了行為的改變, 還包含想法、心態、及價值觀的改變, 職權無法促成後者的改變發生.
6. 無法善用同仁的知識及見解.
相對於直接下令的方式, 比較好的作法是告知同仁任務的背景及目的, 為何該做這件事, 這件事的意義及重要性, 並徵詢同仁的想法.
行使職權的適當時機:

1. 面對危機, 必須快速果斷地行動時.

2. 當團隊成員無法達成共識時.

3. 必須維持團隊的價值觀, 行事標準與規範時.
例如: 完成期限, 品質標準.
4. 需要設定重要界線時.
例如: 和其他團隊的分工合作模式, 團隊的標準及規範, 預算.
5. 需要將團隊的時間及注意力引導到真正重要的事情上時.

不要把「職場關係」和「友誼」混為一談


主管需要區分「受人喜愛」與「被人信任、受人尊敬」的差別, 以及「友誼」與「關係友好、關懷部屬」的差別.

上司和當朋友無法兩全:

1. 朋友之間不該有目的性; 而上司與部屬的關係則是為了達成特定的任務.

2. 朋友的關係是平等的; 而上司與部屬的關係則不平等的.

3. 朋友之間互相包容; 而上司則必須隨時評估部屬的表現及能力, 並不斷要求部屬進步、改變.

4. 朋友之間的期待是雙向的; 而上司則必須要求部屬隨時報告工作的進度、並為工作的成果負責.

5. 你不可能與每位部屬保持等量的友誼, 因此無法達到公平.

6. 若和部屬建立友誼關係, 你將難以做出困難但必要的人事決策, 客觀評估部屬的表現, 或給予部屬嚴厲但對他們有益的回饋意見.

職場中比較恰當的人際關係:

1. 以工作成果為重心的真誠關係.

2. 與不喜歡的人, 依然得保持良好的工作關係.

3. 必須保持適當的距離及界限.

「影響力」的基礎建立於「信任」


要獲得他人的信任, 你必須充份敞開自己, 展現你的「能力」及「品格」.
你必須努力表明, 身為主管, 你最重視的是什麼, 你對大家的期待, 你究竟是什麼樣的人.
贏得信任的 2 大要素:

1. 能力
技術能力 (technical competence): 知道自己該做什麼事, 了解自己的行業及管理內涵.

實務能力 (operational competence): 知道如何運用知識及技術能力.

政治能力 (political competence): 了解組織如何運作, 了解如何在組織中有效完成任務, 了解哪些人負責哪些事, 以及如何影響這些人.
2. 品格
品格是一個人篤信並奉行的一套價值觀, 是一個人行事動機.

人們會預測你的想法及行為, 而預測的根據, 就是你的價值觀行事動機.

觀察指標:

o 人們是否相信你重視他們的工作, 看重團隊表現
 
o 人們是否認為你工作認真: 做足功課、有所準備、態度嚴謹

o 人們是否認為你言行一致

o 人們是否相信你重視個人
關懷部屬, 即使必須做出痛苦的決策也會將部屬的利益放在心上, 保護每個人的面子和自尊, 願意從他人的角度看事情, 能接納每個人的差異, 不隨意評斷他人, 公平對待每個人, 懂得聆聽, 信任他人, 願意授權.
o 人們是否認為你有良好的情緒管理能力 (EQ)
懂得控制情緒, 具建設性、前瞻性, 以團隊利益為出發點, 行事謹慎, 建設性地處理部屬的錯誤, 願意聽取他人的意見, 能夠接受合理的批評, 坦承自己的錯誤、無知或缺點, 有能力也願意去了解並處理他人的情緒, 能有效處理情緒失控的場面.
o 你是否有強韌的自我認知健康的自信
心須非常堅強、清楚知道自己是誰、要做什麼.

強韌的自我認知 (a strong ego) 常關注自我之外的事情, 例如團隊, 工作以及工作的終極目標; 自我中心 (a big ego) 則只關心自己.

開放誠實的心態, 來面對無止盡的溝通與妥協.

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