[閱讀筆記] 感動會議術


會議是領導力的展現,一場成功的會議不只是在時間內訂出目標、解決問題,還要能夠讓所有的與會者「感動」 --
」覺到幹勁,自發性地思考;

自主性地展開行「」。
要讓會議成功,必須遵循以下原則:
以「產生共鳴引導發現達成共識並行動」的流程來規劃會議,並促使與會者自發性地思考及行動。

開會前需有的認識及必須決定的事


開會 3 原則:


1. 清楚會議的目的,明確掌握目標
要弄清楚,在會議結束時想要達到什麼樣的結果。
2. 不只是完成會議,更要讓所有與會者感到滿足
卡內基:要請他人做事之前,必須先喚醒對方心中強烈的需求。

與會者得到滿足,才會在會議結束後自發性地展開行動。

能夠讓與會者感到滿足的關鍵:

i. 對議題的貢獻

ii. 確實感受到自身的成長

iii. 得到認同感 (周圍的人都有看到我的貢獻)
3. 負起身為會議召集人的責任

會議的要素:


0. 事先與最高負責人確認權限

1. 議題的範圍

2. 開會理由: 為什麼現在得開這場會議

3. 理想狀態: 讓與會者看見期望的結果
對於現況有哪些地方覺得不滿意,希望理想的狀態是什麼樣子?
4. 設定主題
例:要怎麼做才能夠將 A 事業的營業額提高到 10 億元呢?
5. 會議目標
例:至少提出 3 個能夠讓員工對工作感到充實的方案。

例:在關於「營業額提高 10 億元的行銷企劃案」的要點上,取得與會者的贊同。
6. 議事規則: 在會議上應遵守及重視的事項
例:認真聽完每個人想說的話。

例:歡迎提出批評,但務必伴隨提出替代方案。
7. 相關資訊: 應在事前準備好哪些資訊

8. 出席者: 要請哪些人來參加?要怎麼製造動機呢?
認真思考參加者出席的必要性。

思考參加者能否對會議有所貢獻。

參加者最好能夠提供各種不同的觀點。

思考:參加者透過會議可以得到什麼?
9. 時間與地點: 訂定開會時間與準備場所
訴諸五感。舉例來說,播放背景音樂,可以消除成員的緊張感。吃同樣的東西有夥伴的暗示。
10. 會議流程表: 務必設計出流程並照著程序進行

讓會議成功進行的技術


A. 產生共鳴


目標:

1. 讓與會者彼此信賴,讓每個人都把會議當作自家事。

2. 讓與會者有「原來如此,我十分瞭解狀況了。那麼我能做的事情是什麼呢?」的積極心態。

在「開場」時,讓大家對主持人抱持敬意,暖化現場氣氛,並讓大家意識到議題的存在。

如果能夠有效活用「故事」,會議主旨就能夠傳達給參加者。從平常就開始蒐集各種故事。

單方面的說話無法引起共鳴,善用「提問」,讓參加者把會議當作自己的事來參與。

善用「圖解」來進行討論或提問。
表格: 優點、缺點。

樹狀圖: 第一層、第二層... 的邏輯關聯性。

以箭頭方式呈現因果關係。

Purpose/issue statement, solution, expected result (before/after).

心智圖。

B. 引導發現


目標:讓參加者發揮各自的專業,充分提出各種想法,並確實地讓每位成員互相交流資訊。

在會議召開前先拋出議題,讓參加者帶著答案來出席會議。

提出能夠「融合參加者智慧、創造出 \(1 + 1 \gt 2\) 的成果」的問題。

認知現況,可根據下列面向: 以邏輯掌握現況、以情感掌握現況、以感官掌握現況。

共享現況。

透過提問,引導參加者向前邁進: 目標是要達成什麼?為什麼現況是如此?要如何做才能達到目標?

上述做法還不足以提出意見時,可進一步採用下列提問模式,讓與會者進行腦力激盪:

i. 移動時間軸: 過去的情況、未來的情況、短期的目標、長期的目標

ii. 改變視角: 空間軸 (從同事、上司、下屬、合作夥伴、顧客、競爭對手... 的角度)、時間軸、離開情境從整體上來看

iii. 在邏輯階層之中移動

iv. 重新建構: 舉例,如果把現在的某個優勢當作是劣勢來看

v. 奧斯本檢核表

vi. 模仿其他公司的優點

C. 達成共識並行動


目標:

1. 在具體的對策上得到共識,並讓每個人能夠立即行動。

2. 使得參加者能夠感到「沒問題!我們就依照這個方案進行吧!」。

在達成共識的過程中必須意識到與會者的自主性,因為會議的終點同時也是把討論結果帶回日常工作實踐的起點,因此必須設法激勵與會者,以利於實踐。

在發揮自主性的同時,又能夠統整各種提案的技術:

1. 接受的技術
主持人是全神貫注地聆聽,還是敷衍的態度,對現場氣氛及與會者會產生截然不同的影響。

最基本的思考方式及心理準備,就是「抱著感恩的心來接受」。

感謝對方針對提問做出回答、感謝對方提出自己的意見、感謝對方發表小組討論的結論。

這些全部都是與會者協助會議向前邁進的證據,是他們在支援主辦者。

感謝帶來的效果:

i. 因為感謝而使自己感到充實

ii. 因為感謝而使氣氛變得輕快

iii. 因為感謝而能夠完美結束

iv. 因為感謝而提高自己的形象

v. 因為感謝而能釋懷

五個接受的技術:

i. 和對方同步呼吸,模仿他的動作: 如此能更加理解對方的心情

ii. 以不同的詞句,重複對方講的內容: 如此能夠確實接收對方所要表達的訊息,並且能讓對方感受到自己說的話確實被聽進去了

iii. 說出「我懂」: 任何事物有相異之處,也有相同之處,應該先尋找同感,從「我懂」開始切入,以取得共識

iv. 歸納出重點:
可以讓對方感受到「聽者理解自己所說的話」以及「聽者正在進一步地為了這件事情而思考」。

在白板上歸納重點,可以讓對方有「自己的意見被記錄下來的滿足感」及「如果有誤的話可以適時訂正的安全感」。
v. 稱讚對方: 從發言中找出優點,能夠取得認同感
2. 整理並選擇的技術
對想法做出整理與選擇的技術:

i. 將各種想法統整成數個「提案」

ii. 提出每個提案的優勢與劣勢

iii. 提出評價項目並進行評價

iv. 選擇最適合的提案
3. 介入的技術
會議上的「介入」,指的是「能夠促進與會者對話的軌道修正」。

保持冷靜,掌握狀況。
4. 分擔並訂立計劃的技術
確認工作事項、完成期限及負責人員。
5. 激勵的技術
i. 確認是否達成「會議的目標」,表達感謝

ii. 討論的結果如何擴展到整個公司: 會議記錄、參加者告知所屬部門、公告

iii. 確認下次及之後的預定會議

iv. 激勵每一位與會者