[閱讀筆記] 運用「行為科學」進行有效的「教導」


身為主管,需要教導部屬,讓部屬能夠運用知識及能力,達成期望的成果。

但,究竟要怎麼教呢?

大部分的主管,是憑藉自己的經驗、觀察、直覺,去進行教導。

如果不懂得有效的教導方式,往往會遇到一些狀況,導致沒有能夠善加發揮部屬的能力,甚至使得部屬失去熱忱。

舉例來說,常見的問題是覺得自己已經講了很清楚,講了很多遍,但部屬就是學不會。
因而認為可能是部屬「能力不足」、「缺乏熱情」、「不夠努力」。

如果認為是部屬的問題,努力指導很多次仍沒有改善之後,會開始想要放棄部屬,例如降低對部屬的期望,改為指派較簡單的任務。

但實際上,原因很可能是自己的「指導方式」不對 (舉例來說,教得太快、說明太過抽象、必須從更基礎的事物教起)。

如果誤判為是部屬的問題,往往就會導致人才的能力沒有被妥善發揮,甚至導致人才的流失。
運用「行為科學」的「教導」方式,認為「教導」的本質在於讓對方能夠經由「教導」而展現出你所期待的「行為」或避免出現你所不願見到的「行為」。
因此是把焦點放在「行為」上。

教導部屬的重點在於確認部屬理解你所期待的行為,當部屬展現出你期待的行為後給予肯定以強化行為。

而不是只在乎成果而忽視部屬的努力,當部屬表現不如預期,便讓部屬感受到你負面的回饋。

行為科學的教導方式認為,只要部屬能夠展現出預期的行為,持續累積進步,終究能夠獲致期望的成果。
「行為科學」是基於實驗來觀察人類的行為以及導致行為的原因,因此具有有可重現性,無論教導者及被教導者是誰,只要操作正確,都可以得到預期的結果。

一般對於驅動行為的 ABC 模型:

據此的管理行為是,設定目標,藉此激勵部屬展現行為獲致成果。

但實際上的挑戰是,當目標具有挑戰性 (這是知識工作者經常面臨的狀況),行為不見得能夠直接獲致成果。通常需要累積一次又一次的行為,一次又一次的短期成果,才能夠獲致原本期望的成果。除非部屬有相當強的意志力及自我成長的能力,否則不容易做到。
「行為科學」對於驅動行為的 ABC 模型 (考慮了回饋路徑):

藉由提供肯定或讚美,讓部屬在每次出現主管期望的行為時,就得到正面的成果,如此可以驅動部屬持續展現主管期望的行為,逐步累積而成就重大的成果。

練習 mindfulness,有助於時時刻刻保持覺察,即時觀察到當下的情境,把握當下的時機,採取合適的行動。
Tips:

o 閒話家常,不要老是只談工作,讓對方瞭解你人性化的一面 (例如喜愛的活動、熱衷的事物、對事情的個人看法)。如此有助於拉近彼此的距離、建立互信。

o 談自己失敗的經驗,可讓部屬不怕挫折,並從挫折中得到啟發。

o 多聽部屬說話。如此才能瞭解部屬的想法。

o 把教導的內容區分為「知識」和「技術」,如此當部屬學習狀況不如預期時,有助於判斷是哪個部分需要加強。

o 徹底分解優秀部屬順利完成任務、創造重要成果過程中的行為,可作為指導其他部屬時的參考。

o 以語言具體表達「行為」時,可參考 MORS 法則: Measurable, Observable, Reliable, Specific.

o 把高層主管的抽象訊息「翻譯」為具體期望部屬展現的行為。

o 設定指導部屬的目標時,具體設定「應該學習的知識」、「必須學習的行為」。

o 在達成長期目標的過程中設定短期目標,有助於讓部屬得到信心及成就感。累積許多小成功,就能夠獲致大成功。反之,如果只關注長期目標,會感到遙不可及,而不易有所進展。

o 教導時,每次最多只提出三項具體的行為要求。項目過多,對方是記不住的。

o 說明不需要做的事、優後清單,讓部屬專注於做最重要的事。

o 說明工作的意義、全貌、工作範圍,有助於讓部屬更有信心地進行任務。

o 不要相信「我懂了」這句話,要確認部屬真的瞭解,可以請部屬重述一次、觀察部屬的報告、請部屬說明如何運用學到的方法在工作事項上。

o 交付部屬經過努力能夠完成的工作,不要一開始就交付部屬對他來說難度過高的工作,逐步累積部屬的信心及能力。

o 教導部屬思考能力,也需要把思考的步驟具體轉化為分解動作。

o 可以訓斥,但不能生氣。生氣無法解決問題,無助於事,削減彼此的互信,且會讓部屬行為消失。如果因各種原因生氣了,需要向部屬解釋生氣的原因。

o 訓斥時,要著眼於行為,分為「應該做卻沒有做」和「不可以做卻做了」的行為,同時要說明期望的行為或建議改善的方式。

o 一個人有沒有「動機」是含糊的說法,具體的觀察是出現期望的行為的次數,要進行觀察及計算。

Q:

把焦點放在「行為」,運用上涵蓋範圍似乎受限,問題的分析方法,邏輯思考架構,這類的事情是否就無法運用「行為科學」進行「教導」?

A:

一般提到「行為」是指身體動作或言語,而「行為科學」則是把理解、記憶、思考都歸類為「行為」。因此身、口、意的完整面向都是涵蓋在內的。

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[書籍] 不懂帶人,你就自己做到死!:行為科學教你把身邊的腦殘變幹才 - 作者: 石田淳