[閱讀筆記] 最有生產力的一年

本書作者 Chris Bailey 受到 David Allen 的經典之作 Getting Things Done 的啟發,迷上生產力並鑽研各種提升生產力的方法將近 10 年,在大學畢業後,給自己一年的時間,進行一項生產力計畫,藉由大量閱讀與提升生產力相關的書籍及論文、訪談生產力大師、並親身實驗各種提升生產力的方法,將過程中的心得及領悟寫成這本書 - 最有生產力的一年 (The productivity project - accomplishing more by managing your time, attention, and energy)。

Chris Bailey 被 TED Talk 譽為世界上最有生產力的人。

提升生產力的意義


讓我們能夠以較少的時間完成所有必須要做的事情,使得我們能夠把更多的時間投注於人生中真正重要、有意義的事情。

生產力的定義


對於知識工作者而言,生產力不是指你「做」了多少 (有多忙碌),而是指你「成就」了多少 (獲致多少重要的成果)。

誤以為生產力是指「做」了多少,誤以為越忙碌越有生產力,會導致惡性循環,因為在忙碌的狀態下,頭腦處於不清晰的狀態,做事情思慮不周、不夠嚴謹,因此容易出錯,無法一次就把事情做到好,反而得花更多的時間來完成事情;且因為沒有退後一步靜下心來思考,容易看到事情就不加思索立刻處理,把時間耗費在許多不重要的事情上面。

每天進行冥想的練習,有助於放鬆、腦袋清空、減低壓力、放慢腳步而足以從容謹慎地行事、退一步看清楚什麼事情才是真正重要的、如何以創新的方式來處理事情、如何更聰明地工作 (而不只是加倍努力)、如何掌控眼前的工作 (而不是全盤接收別人丟給你的工作)。

生產力的三大要素



時間 (time)
如果不把時間配置在最重要的事情上、浪費時間,就無法達成重要的成果。
精力 (energy)
如果沒有充沛的精力、感到疲憊,就無力完成重要的事情,甚至會產生職業倦怠 (burnout)。
專注力 (attention)
如果無法專注在最重要的事情上、不斷讓自己受到干擾而分心,就無法全心投入工作,而大幅降低生產力。

提升生產力的基本功


1. 找出自己想要提升生產力背後的深層原因
你想要提升生產力背後的原因一定要夠深刻、夠有意義,才能夠支持你不忘初衷,有毅力、持續地堅持下去。


延伸閱讀: [閱讀筆記] 高效能人士的七個習慣: Habit 2 Begin with the end in mind 以終為始
2. 找出最重要的三件任務
並不是每件事情都一樣重要,非常少數的任務,能造就你大多數的成就。

對於知識工作者而言,生產力不是指做更多的事情,而是指做對的事情並獲致最大的成果。

你對公司所貢獻的價值裡,百分之九十都只和三大任務有關。 -- Brian Tracy, 想成功,先吃了那隻青蛙:博恩.崔西提升個人效力21個技巧

延伸閱讀: [閱讀筆記] 高效能人士的七個習慣、與成功有約: Habit 3 Put First Things First 要事第一

提升生產力的方法 - 時間層面


1. 三重點法則
每天一開始,決定今天必須完成的三件事。

每周一開始,決定本周必須完成的三件事。
2. 處理重要任務的訣竅
重要的任務通常會令人感到無趣、困難、沒有條理、令人受挫、缺乏內在報酬,因而導致拖延。

但重要的任務是獲致重大成就的最好機會,因此必須克服對它的抗拒、憂慮及不安。

處理的方式:

i. 對治引發拖延的誘因:
無趣 - 提醒自己這個任務的意義。

困難 - 靜下心來做好研究、做好規劃。

沒有條理或不夠明確 - 靜下心來做好研究、做好規劃。

令人受挫 - 不要耗費時間於擔憂上,即刻著手進行,定時休息。

缺乏內在報酬 - 達到階段性進展時,獎勵自己。
ii. 列出拖延的成本。
害怕做某件事所耗費的時間和精力,比真正做那件事本身還要多。 -- Rita Emmett, 戰惰
iii. 開個頭就對了。

iv. 與未來的自己保持聯繫。
如果不想像未來的自己,而把未來的自己當作陌生人,就越有可能把工作丟給未來的自己。
3. 刪減不重要的事物
Parkinson's law: 你有多少可運用的時間,你就會衍生出足夠的工作量來填滿這些時間。

處理低回報的任務,會讓我們的大腦誤以為自己很有生產力,但實際上無助於獲致重要成就。

找出可以刪減的任務,例如反覆召開的低回報會議;未能善用你時間、特殊才能或技巧的任務;你貢獻有限卻需要耗費大量時間的任務。

每天只安排三次完整的 30 分鐘集中處理電子郵件;只有當自己有時間,而且專注力和精力都足以應付臨時出現的事情時,才查看新郵件 (否則會需要反覆查看多次,而浪費時間);委任他人處理事務。

90% rule: 當你看到一個新的機會,先評估它具有多大的意義或價值,從 1% 到 100%。如果它的得分不在 90% 以上,就別做它。 -- Greg McKeown, 少,但是更好

你的精力最好只用在最重要的事情上面。

你所做的承諾和義務,應該要和你最重要的任務息息相關。
4. 縮減工作時數
持續長時間工作,或花太多時間忙東忙西,意味著你沒有明智善用精力和專注力,而且較容易犯錯、做出較糟的決定,使得得花更多時間來彌補。

投注更多的精力和專注力 (而非時間) 在工作上,才能夠事半功倍。

研究指出,我們的生產力在每周工作 35 或 40 小時後開始下降,在 55 小時降到谷底,而每周工作 70 小時的人,額外的 15 小時都是在做白工。

限制自己只能花一定的時間在一項重要任務,可以驅使你在這段時間內,投注更多的精力和專注力。
5. 安排維修日
把應做的維修任務 (例如打掃房子、查看等待清單、決定未來一周的三件任務、清空收件夾、檢視成就清單) 集中在維修日批次處理。
6. 降低網路的使用
上網會導致成癮、浪費時間、分心,要把上網視作奢侈的享受,而非日常必需品。

處理重要任務時,要斷絕網路的使用。

提升生產力的方法 - 精力層面


1. 善用生理黃金時段來處理最重要的任務。
你之所以能夠完成更多對自己最有意義的工作,是因為你在精力最旺盛的狀態下進行,而不是在時間最多的狀態下。
2. 吃出能量
大腦需要穩定的能量供給,才能穩定運作。

若提供過多或過少的葡萄糖給大腦,都會導致感到疲倦。

大腦雖然只佔全身體重的 2-3%,卻要消耗攝取熱量的 20%。

多吃未加工的食物。
因為它們需要較長的時間消化,如此可以較穩定地提供能量給大腦。
吃「升糖指數」較低的食物、只吃八分飽。
如此可以較穩定地提供能量給大腦,而不致於一口氣提供過多葡萄糖給大腦,因而感到疲倦、昏昏欲睡。
用餐時,細嚼慢嚥,保持正念覺察。
如此可以避免吃太快或沒有覺察到飽足感而吃過多。

胃至少需要花 15 分鐘,才能夠傳遞飽足感的訊號給大腦。
延伸閱讀: 為什麼應該降低碳水化合物的攝取?無麩質飲食的論點
3. 喝出能量
少喝含酒精和糖的飲料。

多喝水。
一早起來馬上喝水,能夠立刻啟動你的新陳代謝,並使得代謝速率加快 24%。

水可以幫助思維更清晰 (大腦組織 75% 由水組成)。

人體一旦缺水,會引起疲勞、嗜睡、焦慮、難以集中注意力。

一天要喝 3 公升 (女性) 或 4 公升 (男性) 的水。
慎選攝取咖啡因的時機。
攝取咖啡因 8 到 14 小時後 (因人而異),身體會把它代謝出去,導致能量迅速跌到谷底 (稱之為精力崩潰)。

進行重要任務前再攝取咖啡因 (避免把攝取咖啡因當成固定的習慣)。

處理創意任務前,節制咖啡因攝取量,因為咖啡因會影響創意的發揮 (推測可能是咖啡因會讓大腦較難以進入「白日夢模式」)。

避免在睡前 8 到 14 小時前攝取咖啡因,以免影響睡眠。

選擇更健康的咖啡因飲品,如綠茶或抹茶,它們富含大量的抗氧化劑和茶胺酸,可緩解攝取咖啡因數小時後精力崩潰的情況。
4. 運動
運動的好處: 增加流向大腦的血液,因而提升你的心智表現和創造力;緩解疲勞;運動時,大腦會釋放 BDNF,幫助長出新的腦細胞;幫助大腦以冷靜有效的方式戰勝壓力;讓心情變好;能夠修補因憂鬱症而受損的大腦細胞。

運動是優化你大腦功能最獨一無二的有效工具。 -- John Ratey, 運動改造大腦:IQ 和 EQ 大進步的關鍵

每天花 15 分鐘提高你的心跳速率。
5. 睡眠
睡眠不足或睡眠品質不佳會導致無法集中注意力、記不住東西、解決問題的能力降低、推理能力降低、心不在焉、較常犯錯、影響心情、危險駕駛、整天筋疲力竭、精神恍惚。

專家建議每天需要睡 7 - 9 小時才足夠。

睡眠充足的好處: 有更多的精力,因此能夠更有效率地工作;頭腦更清晰;注意力更集中;短期記憶變好;解決問題的能力變強;較少犯錯。

有助於提升睡眠品質的方法:

o 建立一套睡前儀式。
可加入冥想、反省等元素。
o 減少夜間暴露在藍光前的時間。
藍光會影響褪黑激素的分泌,而影響睡眠品質。
o 白天多暴露在自然光下。
如此有助於睡眠、及提高生產力。
o 午睡。
午睡可提高專注力、正確率、創造性、決策力、工作效率。
o 睡前 8 - 14 小時不再攝取咖啡因。

o 把臥室想像成一座山洞: 涼爽、安靜、黑暗。
臥室必須溫度適中,使得身體不必因為太冷而設法產生熱能 (發抖),或是因為太熱而必須散發熱能 (流汗)。
6. 保持幸福感
當你比較快樂時,大腦的表現會明顯優於處於平淡、負面或壓力的狀況下。此時,你會更聰明、更有創造力,而且精力更加充沛。較快樂的人比其他人高出 31% 的生產力,擁有更好且穩定的工作,工作表現更好,抗壓性更高,也比較少出現職業倦怠。 -- Shawn Achor, 哈佛最受歡迎的快樂工作學

追求幸福,善待自己,對你的生產力有巨大的影響。

善待自己的方法:

o 休息
包含一天當中的休息,及休假。

休息的好處: 提升精力及專注力;更富正念且更用心地工作;萌生更多創意;轉換到天馬行空的思維模式;反思你的工作;看清自己所做工作的背後意義。
o 回想三件值得感恩的事情,並記錄一則正面的經驗
當你有意識地掃描查找大腦裡的正向事物,你的大腦會越來越習慣這麼做,而逐漸養成無意識掃描查找世間美好事物的習慣。大腦無法分辨觀想與實際經驗的區別,因此你在回想時等於讓最有意義的經驗重複發生。日積月累下來,你的大腦會將這些點連接起來,形成一條軌跡,讓你相信自己的人生深具意義。 -- Shawn Achor, 哈佛最受歡迎的快樂工作學

可把三件值得感恩的事情及一則正面的經驗記錄在熱點清單內。
o 把大任務拆解成小任務
為較大的任務設立子目標,多花點時間規劃讓它變得更有條理,並安排流暢的待辦事項清單得以讓你一氣呵成,如此,你的任務就會更有條理,更多報酬,且更具吸引力,更容易觸發心流的狀態。
o 獎勵自己
獎勵自己有助於鞏固習慣,也可以為你在工作的過程中增添樂趣。
o 相信自己會成長
成功人士與非成功人士之間的最大差異,在於他們是否認為自己的智力和能力是固定不變的。 -- Carol Dweck, Mindset: The New Psychology of Success

擁有成長型思維模式的人相信,只要透過努力和堅持,他們就能夠完成更多。他們欣然接受障礙,視之為挑戰並設法克服,而不是將之視之為跨越不了的障礙。
o 建立一份成就清單
可把獲致的成就記錄在熱點清單內。
o 看可愛的動物寶寶圖片
研究指出,看可愛的動物寶寶圖片有助於提升認知與運動表現;提升專注力 (看其他可愛的圖片沒有這樣的效果)。
o 人際關係
深厚的同事情誼會提高大約 50% 的工作滿意度。

如果你最好的朋友也在同一個地方工作,你對工作的投入會比一般人多出大約 7 倍。

深厚的友誼和人際關係能帶給我們動力,激勵我們完成更多的工作,而且還能讓我們更幸福。

提升生產力的方法 - 專注力層面


研究指出,我們只有 53% 的時間專注在眼前的事物上。

唯有鍛鍊出強健的「專注力肌肉」,我們才有可能心無旁鶩地做好手邊的工作。

對於知識工作者而言,生產力並非指做得更多、更快,而是指用心嚴謹地做正確的事情。

1. 把腦海中的思緒化為文字。
如果沒有把腦海中的思緒化為文字,心中會有懸念,持續累積懸念,會導致分心、壓力。

把腦海中的思緒化為文字,不再有懸念,心無旁鶩,如此可以讓思緒更為清晰、注意力更集中。

延伸閱讀: [閱讀筆記] 高效能的待辦事項管理法: Getting Things Done (by David Allen)
2. 每周檢視你的工作和成就
我們所有的任務、計畫和承諾都脫不出七種基本「熱點」(hot spot): 頭腦、身體、情感、職涯、財務、人際關係、樂趣。

把已經完成的任務及未來一周需要進行的任務紀錄在各個「熱點」之下,每周回顧,如此能夠從更高的高度俯瞰自己的人生,並設定接下來一周的航道,而不是隨波逐流。
3. 一次只做一件事
多工處理會形成一個多巴胺成癮的回饋迴路,實質獎勵大腦因為不斷尋求外部刺激而失去專注力。 -- Daniel Levitin, 大腦超載時代的思考學

當你一次只做一件事情時,你投注所有的時間、專注力和精力在單單一件事情上,放慢速度,從容行事,能夠對眼前的任務有更深的覺察、發現自己有哪些不加思索就自動做出的習慣、退後一步思索如何更聰明甚至更富創意地工作,因此能夠事半功倍。

當你處理任務時,一旦腦海中浮現出其他念頭,就記錄下來,回到工作上,若有必要,稍後再處理先前讓你分心的事物,如此能夠鍛鍊專注力肌肉持續專注在眼前的任務。

一次只做一件事能夠讓你有更多的注意力空間,使得你更富同理心、更體貼、更快樂。
4. 防範專注力遭劫
根據專門研究注意力的加州大學教授 Gloria Mark 的研究指出,每當你受到干擾而中斷工作,你可能必須花 25 分鐘,才能重新集中注意力,回到眼前的工作上。

關閉手機和電腦的訊息通知,避免耗去你大量的專注力、造成記憶力受損。
5. 善用大腦的「天馬行空模式」
在兩種專注力的拉踞當中,西方文化過分強調「中央執行模式」,而輕忽了「白日夢模式」。負責解決問題的「中央執行模式」通常會診斷、分析,但缺乏耐心;「白日夢模式」則是有趣、直覺且輕鬆的。 -- Daniel Levitin, 大腦超載時代的思考學

當你處理複雜工作,或是需要更多創造力時,「天馬行空模式」對你很有幫助。

每天保留 15 分鐘,任由思緒天馬行空。

下班前或上床前,思考隔天要進行的三大任務,在睡覺時,大腦會繼續處理、鞏固新的資訊。

將頭腦轉換成「天馬行空模式」的方法:
  • 健身或運動。
  • 閱讀。
  • 冥想。
  • 聽音樂。
  • 學習富創造力的嗜好。
  • 禱告。
  • 到郊外散步。
  • 與親朋好友相聚。
  • 按摩。
6. 冥想與正念
正念與冥想,可以讓你的內心更平靜、更快樂、更專注,因此能夠提高生產力。

冥想與正念是鍛鍊專注力肌肉、幫助大腦前額葉皮質戰勝邊緣系統的最有效的方式。

正念與冥想的益處: 降低皮質醇、讓心情平靜、增加流向大腦的血液、延緩大腦老化速度、增加大腦灰質的數量、提高考試成績、提升團隊表現。

可善用工作環境中的許多提示來練習正念: 電話鈴響時,先觀察自己的呼吸,等到第 3 聲再接起來;在寄出電子郵件前,先觀察自己的呼吸,謹慎地檢視一遍再寄出;開口或處理事情之前,先退一步,觀察自己的呼吸,從容、周延、謹慎地觀察整個情況,再開口或著手處理事情。

每天花 5 - 30 分鐘練習冥想或正念,鍛鍊你的專注力肌肉。

延伸閱讀: 經濟學人: 「正念」與「禪定」在商場中的發展及應用

養成習慣的方法


提升生產力的方法光是知道是沒有用的,要養成習慣,才能夠實際發揮效用。

根據 Charles Duhigg 的研究,習慣的養成是由三個元素所組成:

1. 提示
提示是啟動某個自動行為的觸發因子。

觸發習慣的提示有 5 種類型: 一天當中的某個特定時間、特定地點、某種情緒、出現某位特定人士、某個慣性行為。
2. 例行程序
例行程序指的是行為本身,它可以是身體的、心智的或情緒的。
3. 獎勵
大腦會隨著獎勵釋放出多巴胺 (dopamine),令人感到幸福。
越常觸發這些神經迴路,它所連結的提示、例行程序和獎勵的迴路就越強,因而更加鞏固你的習慣。

要做出改變時,不要貿然作出過於劇烈的改變,改變幅度過大通常無法持續下去,比較務實的做法是一次做出一點小改變,如此比較能夠堅持下去,持之以恆,就能夠逐漸累積出巨大的成效。

延伸閱讀: [書籍] 為什麼我們這樣生活,那樣工作?

延伸閱讀


[書籍] 最有生產力的一年 (The productivity project - accomplishing more by managing your time, attention, and energy)

[閱讀筆記] 少,但是更好 - 專注於少數要事,有紀律地追求更少