[閱讀筆記] Google 模式 - 決策流程


當問題被陳述清楚時,問題已經解決了一半。 -- 美國哲學家暨作家 John Dewey

在作決策時,不能只 focus 在作出正確決策作決策的流程 (哪些人需要參與討論,討論前需要準備好資料,哪些人有權作出決策,需要向哪些人進行溝通)、作決策的時間點 (太早作決策不恰當,因為隨著時間,外在的環境會改變,屆時又得再調整決策,要思考最晚甚麼時候得作出決策)、以及作出決策後的執行,和決策本身 (根據事實、假設、推論,衡量不同的作法的利弊得失,作出決策) 同樣重要。

根據資料作決策


在討論時,首先要提出資料 (data),而不是直接陳述各自的意見 (opinion)。

在會議中要提出資料 (而不只是提出論點) ,讓所有的人看到相同的事實

提防表面上的點頭同意


如果所有人的想法都相同,就代表有人沒在思考。 -- General Patton

英文 consensus 源自於拉丁文 cum (意指「一起」) 以及 sentire (意指「思考」或「感覺」),因此 consensus 指的是大家一起構思想法,並沒有意見一致的含意。

為了激盪出最好的想法,需要有異議。大家需要開誠布公地討論各種可能的想法,才可能達到真正的共識。

如果沒有營造一個公開坦誠的環境,有些人有自己的想法沒有表達出來,作出決策後,這有人並不會真正認同作出來的決策,後續的執行很可能會遭遇困難或成果不如預期。

領導人要確保每個人的意見都被聽到、都被考慮到,避免一開始就表達自己的立場,因為如此其他人就不敢或不願提出自己的想法了。

決策的流程


關注在找到最佳方法,而不是有你自己的方法。 -- John Wooden

決策的流程要考慮下列因素:

1. 包容: 讓所有利害關係人參與。

2. 合作: 目標是為團隊作出最佳決策,有時必須犧牲少數人。

3. 平等: 要考慮到團隊中每個人的想法。

4. 正確的決策應該是最佳決策,而不是人人都贊同的決策。

避免作太多決策


要想清楚、界定清楚,哪些決策要自己來,哪些決策應該要放手交給他人

給予情感上的支持


如果你想改變人們的行為,你不能只在論點上勝出,你必須感動他們的心。 -- Oprah Winfrey rule

得到團隊成員情感上的認同,才能夠確保決策的妥善執行。

決策過程中,大家會提出不同的想法,結束辯論時,要記得肯定每個人提出來的論點。

決策者必須確保參與者作到:

1. 雖然不贊同,但同意執行決策。

2. 若不同意執行決策,要明白表示反對的理由,由決策者提交給更高階的領導人作決策。

會議規則


1. 會議應該有一位決策者或主持人。

2. 會議主持人需要: 設定開會目的、確保開會內容、決定與會者、召開會議、在 24 小時之前發送 agenda 給與會者。會議結束時總結 meeting minutes 及 follow-ups,會議結束後發送給每位參與者以及任何需要知道的人。

3. 不必要的會議不需要開。如果無法設定目的,或會議無法達到設定的目的,就不應該召開會議。

4. 參與人數不要超過 8 - 10 人。參與的人都要能夠貢獻意見。

5. 如果一場會議不需要你的 input,請婉拒與會或離開。

6. 準時開會,準時結束。

7. 出席會議時,請專注在會議上。不要使用 notebook 或滑手機。

2015.9.13 後記


前一陣子進行了一場會議,過程中,體認到,每個人,都從各自的角度,有各自認知到的現實,過程中,帶著大家,逐漸把完整的事實拼湊了出來 (就像是大家努力一起完成一幅有難度的拼圖),因此能夠達到有效、有共識的決策。

另外,必須找到關鍵的決策要素。舉例來說,marketing 人員認為某件事該不該作,最晚需要何時做,是比起由 customer project manager 提出的客戶需求觀點,更基礎的前堤。在決策過程中,要去找出最基本的前堤,前堤確認了,後續的討論才有正確的基礎。

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