[閱讀筆記] 像三星一樣工作 - 為什麼三星社員工作一流且高效率? 삼성처럼 일하라



身為上班族的我們經常會認為,要做的事情太多,時間根本不夠用。本書提醒我們的是,我們是否運用了有效率、有效能的方式來工作?

作者文炯振曾在三星 SDI 公司 PDP 事業總部擔任部門長,本書透過作者的親身經歷,描述了三星集團獨特的管理制度及工作方式,使得讀者能夠一窺三星高效率、高效能的組織運作模式,從中汲取成功之道。

有一段序文寫得很深刻: 未來由今日所創造,今日則由每個小時所創造。為了充實地度過每個小時,就必須以最有效率的、最迅速的、最有系統的方法工作才行。想要時時刻刻創造自己未來的命運,請務必深思當下的自己正走在什麼樣的道路上,以什麼樣的方式工作。

三星第一年 - 以基礎決勝


設定未來五年的目標
  在專業領域成為專家。 
  站在社長的高度洞察組織。 
  培養人脈厚植領導基礎。
準時是最基本的要求
作者有一次出差,為了準備隔天會議資料,工作到凌晨4點,原本和老闆約好6點20分開會,結果遲到了3分鐘,老闆打完招呼後,斥責他: 「從遲到這件事看來,你的基礎還不夠穏固啊!」
重點不是為什麼遲到或遲到幾分鐘,而是無法遵守約定、遵守承諾。
另一個案例是,有一位派駐至南美分公司的課長,兩次和副社長的會議,遲到了半小時,使得他連續三年升遷受阻,直到該名副社長調往其他事業部之後,才得以順利升遷。
報告書的重要性
報告書展現了個人的專業能力、思考過程、對未來的預測能力、獨創性與創意能力,甚至應變能力及爆發力。
報告書必須符合「過去 - 現在 - 未來」的時間架構,以過去為基礎,著眼於未來 - 未來的版圖變化、未來即將發生的事情、公司的定位以及前進方向。
採取行動、即時報告
在三星,員工會在下班前整理好報告,寄給上司。上司晚上閱讀、思考、判斷後,作出指示。員工第二天早上,根據指示,採取行動。如此像接力賽跑般,以即快的 cycle 推展業務。
報告時,不能只是報告問題,需要說明問題發生的原因、行動方案或解決方案。
會議的要點
召開會議前,需要先思考「目標」以及「完整的規劃」。 
會議結束前需確認: 目標、負責人、完成日期。
需撰寫會議紀錄,以確保與會者都 sync 到相同的資訊。 
需持續追蹤 follow-ups。
業務必須留下證據
通知或交辦事項時,寄送 e-mail 給對方,可作為後續追蹤的依據。遇到糾紛時, e-mail 是相當重要的證據。
建立個人形象
人們會根據穿著產生第一印象,因此適當、專業的穿著是相當重要的。
三星對於穿著的基本原則: 給人不搶眼又簡潔俐落的印象。
關於加班
在競爭激烈的產業,加班是無可避免的。需要調整自己的心態。若無法配合,必須考慮轉換到較穏定成熟的產業。
第一年務必學習的業務技巧
掌握職場氛圍: 組織內部的強者是誰? 組織內部需要的人才特質為何? 組織具有什麼樣的文化?
掌握業務所需的基本文書。
掌握業務上相關的同事。
持續加強語文能力。
參與企業內部的培訓及自我充實。

三星第二年 - 任誰都無法憾動的強勁業務力


整理桌面、待辦事項、資料,以提升專注度
桌面混亂,會導致心理上的煩躁及混亂;桌面清爽乾淨,有助於提升專注度。
三星檢察組會檢察員工筆電是否在下班後遺留在桌面上而沒有鎖進置物櫃,若有這樣的情況,會進行「特別約談」,需要寫悔過書,並會遭受嚴重的警告。
將工作區分為: 必須立即執行、可稍後處理的事情、在 deadline 前完成即可的事情。
將某項業務相關的資料集中整理,可讓整個業務一目瞭然,有助於每次著手該項業務的事項時,瞬間完整掌握該項業務 (降低 context switch overhead)。
Murphy: 完整的工作整理術,參見 Getting Things Done。 
善待職級比自己低的人,包含主管的司機及秘書。

效法社長竭盡心力工作的意義
成果導向。思考自己的工作,是否能夠對公司產生有意義的成果。
絕不輕言放棄。
從社長的角度看事情,綜觀全局。在公司整體的發展過程中,掌握個人價值及個人定位。
忠誠的定義
跳脫自身有所侷限的眼光,拓展與上司一致的眼界,站在上司的立場,把上司的優點內化為自己的優點。
三星姜常務: 宋分店長最大的優點,是善於掌握我的想法。如果我需要三樣東西,他會讀出我的想法,並且準備好四樣東西。
忠誠: 為了順利完成工作,解讀上司的心意並使他獲得滿足。
出差報告書
藉由「出差報告書」,將獨自奮鬥的成果分享給相關人員,獲得他人的支援與協助,並將出差時締結的許多契約與行使的義務做最後的總結。
三星要求「出差報告書」必須回國下飛機前完成,原因是希望在現場的緊張感消失前,將生動的出差感受、情緒、敏銳的感覺,忠實反映在報告書上,以便提升組織對於現場的掌握度及判斷力。
第二年務必學習的業務技巧
能夠協調工廠或其他部門解決問題。
在自己負責的工作領域,達到受上司肯定的專業性。
能夠掌握「策略會議」資料的撰寫。

三星第三年 - 對完美主義與勝利熱切執著


具備人格魅力,才是真正的專家
真正的專家不只是專業能力強,同時要能夠以真誠的心待人,與他人融洽相處,愉快合作。
建立札實的談判能力
三星的價格談判策略:
i. 考慮對成本的彈性與替代產品的價格,據以設定價格
ii. 根據產品的優缺點設定價格
iii. 將產品分成數個類別,某些類別讓步,某些類別堅守設定價格
和西方人相比,韓國人的劣勢是不擅長控制情感,因此在談判時會洩露出在乎的事項,使自己處於較不利的地位。
Murphy: 若要培養完整的談判能力,可參閱高效談判學
建立預測產業趨勢的能力
在負責的業務範圍內,儘可能搜集資訊、分析資訊,藉以預測未來的趨勢,設定業務的發展方向。
對於重大事件,務必洞悉其前因後果,迅速採取對策,以便能得心應手地因應策略的改變。。
成為「實務型人才」並提升「領導魅力」
實務型人才:
i. 具備綜合性的知識,能夠全面掌握交辦任務的整體脈絡 (而不是說一動作一動,見樹不見林)。
ii. 具備創意能力,能夠打破既有框架,以更有效的方式,明快俐落完成工作。
iii. 透過豐富的社會經驗,徹底掌握人們的心理以及對方的處境。
iv. 具備協調能力及領導魅力。
建立「安定的狀態」以提高專注度
三星認為,婚姻帶來「安定感」及「責任感」。「安定感」有助於提升專注力發揮個人的能力,「責任感」則聯結了家庭的責任及工作的責任,因此是人事評鑑時會參考的項目。
第三年務必學習的業務技巧
面對客戶的談判技巧。
協助帶領資淺人員的能力。
在組織內部扮演中介角色推動事務的能力。
配合主管要求的速度與貢獻能力。
使命必達的強韌性。

三星第四年 - 一切在關係中完成


面對上司的原則
不要誤以為可以不理會上司的意見,逕自依照自己的想法去做。
不應反抗或違逆上司。
不要樹立敵人
控制情感衝動,尋求以理性方式解決問題的方法。

建立彼此互相瞭解的信任基礎。彼此如果熟悉對方的行事風格、家庭生活、人生觀等,理解的範圍將大幅擴大,看待對方的態度也將有所不同。Murphy: 可進一步參閱 7 Habits - Habit 5 Seek First To Understand, Then To Be Understood
升遷之道
升遷與否,取決於上司,除了能力強、表現傑出之外,還需要掌握上司的行事風格,符合上司的要求,才有機會快速升遷。
建立人脈,需要拿捏的技巧
人脈有助於資訊的交流。
建立人脈,需適當拿捏「施」與「受」。儘量先付出,觀察對方需要的,在對方提出需求前,主動給予。
需要具備領導部屬的強項
為了有效領導部屬,必須具備比部屬更優秀的某項能力 (某項專業能力、特別強的外語能力、穏固的人脈),如此才能獲得部屬的尊敬與忠誠。
需要讓部屬相信「跟著我,一定可以學到東西,並邁向成功的道路!」
第四年務必學習的業務技巧
全面掌握事業部門內業務的能力。

配合主管的風格提供協助的能力。

確保並善用顧客或其他部門未公開資訊的能力。

三星第五年 - 專屬我的成功神話


節制
若要成功,必須能夠承受在過程中尋找創意性、效率性、絕佳的問題解決技術所經歷的艱困道路。
為了甘於承受這樣的代價,務必具備必要的心態與態度,那就是「節制」。
停止混亂思緒的方法: 在開始受到特別事物誘惑的瞬間,立即停止思緒避免往誘惑的方向發展。除了誘惑,面對其他情感,如害怕、悲傷,也是如此。 (在佛法的修行上,這是受念處心念處的練習)
培養精神力量
以強大的精神力量克服困境。
在交付給自己的工作中,主動尋找新的價值。
展現令人感動的行為與熱情。
忍耐的力量。
職涯的目標設定
幾年內達到哪一個職級、各個階段帶給公司什麼樣的價值。
持續自我發展
在不斷改變的環境中,持續努力突破自我侷限,勇敢面對新的冒險和挑戰。
保持長時間的緊張感
即使整體進度窒礙難行,也能夠妥善且迅速地處理工作,將長時間的緊張感的忍耐極限推向盡頭。
具備成為幹部的資格
部門間的協調能力: 從公司的角度,重要的並不是個別部門的產出,而是部門之間協調合作的整體成果。
團結、整合、推動的能力: 團結、整合組織內部人員,激發大家朝向同一目標前進。
實際貢獻公司成果的能力。
身先士卒的能力: 對公司抱持強烈責任感,不顧個人安危與利益,把公司的利益擺在第一順位。
正向: 正向思考,表現出正面的態度,獲得正向的成果。
自信
從容
第五年務必學習的業務技巧
與客戶維持關係的能力
說服上司的能力
及時處理所有事情的幹練能力
察言觀色的能力
化解主管情緒的能力

延伸閱讀


[書籍] 像三星一樣工作 - 為什麼三星社員工作一流且高效率?