[閱讀筆記] 最重要的工作書、職場潛規則 The Unwritten Laws of Business - Part II

本書源自於 1944 年 UCLA 的 W. J. King 教授在 ACME (American Society of Mechanical Engineers) 所發表的文章: The Unwritten Laws of Engineering。

裡面談的是非常 fundamental 且重要的觀念,因此不隨著時代而改變,即使是 70 多年後的今天,這些原則依然是適用的。

雖然是很 fundamental 的觀念,仍得要不時提醒自己,直到成為本能的思考習慣,才能夠真正練就此重要的功夫!

本書獲得 Jack Welch 及 Warren Buffett 的推薦。

Part II 主管需要注意的事項


行為及技巧


1. 主管必須知道管轄範圍內發生的事情。
必須取得足夠的資訊,主管才夠能扮演好他的角色。
2. 不要把所有的事情攬在身上。
管理的定義:透過他人完成事情。

主管應該要組織好部門內的工作,使得即使他出差或休假時,部門也能夠順利照常運作(醫龍3: 少了誰都可以運轉下去,那才是真正的團隊)。

通常不授權的理由是部屬能力不足,但主管有責任培養部屬的能力,使得他們能夠被授權,並有效達成任務。授權後,仍然要持續追蹤執行狀況。
3. 優先處理重要的事情。
事情很多,永遠都做不完,如果所有的事都想做,是不可能所有的事都做好的。

要知道什麼是最重要的事,先把時間花在這些事情,把它們做好。

參考:《The 7 Habits of Highly Effective People》- Habit 3 Put First Things First.

參考:《有效的管理者》 - 有效的工作次序。
4. 把事情簡單化。
不要把事情複雜化。

要有能力從一堆資料及事實之中,整合、歸納出真正的核心及重點。
5. 遇到緊急情況,不要驚慌失措。
先搜集事實,冷靜地分析後,再做適當的處理。
6. 宣布重要事項前,要先做好溝通。
這是政治及外交的基本技巧。

不這麼做的話,受到影響的人,會覺得很不受尊重,很可能會採取激烈的反對行動。
7. 關於會議。
人數要適中。

要把stake holders都找進來。否則討論是不完整的,因為有些人的觀點沒有被考慮到。而且被忽略的人之後很可能會強烈反對最後的結論。

主席的責任是把相關的事實帶進來,針對每個議題,帶領討論,取得共識,達成具體的結論。

會議最重要的是面對問題,並加以處理。最後一定要有meeting minutes紀錄action item, owner及due date。
8. 關於決策。

參考:《有效的管理者》 - 決策的方法、如何做有效的決策。

專案管理


1. 學習專案管理技能(PMP),並應用於你所管理的事務。
i. 設定目標

ii. 規劃(步驟、資源、時程)

iii. 執行

iv. 定期追蹤(特別注意bottleneck, critical path)。
如果偏離原訂計劃,加以適當處理--投入更多資源,或調整時程。

如果效益已不復存在,也要適時喊停。

定期向團隊成員要求progress report。

定期向stake holders及sponsor做progress report。
v. 促使成員準時達成任務

常犯的錯誤是只專注在自己擅長的領域。
2. 避免 playing it safe。
有些開發計劃難度較高,要勇於承擔風險,並堅持設定高標準。否則在激烈競爭的環境下,很快就會被競爭對手超越。
3. 關於結案。
達到原訂目標或預算,就要準備結案了。

要準時結案,避免為了過度追求完滿,而delay schedule。

要做好結案報告,project才算是確實完成。而且要讓資訊可以被需要的人方便地取得。

結案報告,是PDCA及持續改善一個很重要的依據。

組織結構


1. 每位成員都要有明確的職責(position and responsibility)。

2. 賦予每位成員執行任務所需的職權(authority)。

3. 每件任務及每位成員,都要有能力足夠的人加以管理、指導。

與部屬的關係


1. 關於performance review。
如果對部屬的表現不滿意,要即時坦誠溝通。

部屬有不錯的表現時,要給予讚揚或獎勵。
把握機會,幫助部屬在他人面前建立聲望。
2. 要明確表達對部屬的期望。
設定目標及期望,然後定期追蹤並給予支持。
3. 關注部屬的利益。
當員工的利益和公司的利益衝突時,必須妥善調解。

適當的關心、提供彈性及協助,有助於提升士氣及滿意度。
4. 要提供足夠、即時的資訊給部屬。

5. 不要在他人面前批評部屬。
會對部屬的聲望及士氣受到影響。
6. 對部屬進行的任務表達關心。

7. 為部屬承擔責任。
遇到事情,不可以把責任推給部屬,責任要由主管來承擔。

系列文章


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