[閱讀筆記] 最重要的工作書、職場潛規則 The Unwritten Laws of Business - Part I



本書源自於 1944 年 UCLA 的 W. J. King 教授在 ACME (American Society of Mechanical Engineers) 所發表的文章: The Unwritten Laws of Engineering。

裡面談的是非常 fundamental 且重要的觀念,因此不隨著時代而改變,即使是 70 多年後的今天,這些原則依然是適用的。

雖然是很 fundamental 的觀念,仍得要不時提醒自己,直到成為本能的思考習慣,才能夠真正練就此重要的功夫!

本書獲得 Jack Welch 及 Warren Buffett 的推薦。

Part I 職場上不能不知道的潛規則


工作上


1. 不管你接到的任務多麼微不足道,仍然要全力以赴
你需要藉此建立 credit,展現你的能力,以後才有機會參與更重要的任務。

反之,如果連小事都做不好,以後也不容易有機會參與更重要的任務了。
2. 證明你有能力「把事情搞定 (getting things done)」。
i. 主動積極 (proactive)。
規劃好過程中的每一個環節。

預先設想會遇到的問題,並設法加以解決。

不要被動等待他人回報狀況,要主動跟催他人的進展。但也不要太 pushy,而令他人反感。
ii. 以智慧解決問題、完成任務。
以架構性、系統性的方式來探討問題,先探討問題的全貌,從足夠的高度來處理問題,而不只是著眼於片段的問題 (RD 單位常只專注技術問題,而忽略了市場面、產品面及策略面的觀點)。

先確立必要性、效益、原則、策略、方向,再著手進行。

以最 effective 的方式來處理問題 (不要採用暴力法,沒有想清楚就埋頭苦幹)。

以借力使力的方式來處理問題,借助跨團隊的力量。

不要閉門造車,避免本位主義 (只從自己部門的角度思考及解決問題)。
iii. 堅持到底,並做好收尾。
不要只專注做了什麼努力,重點是要達到成果。

完成任務後要主動進行總結,問題的分析、採取的作法、達成的結果,過程中促成的流程改善,以及虛心檢討如何能夠做得更好。
3. 書面確認你的任務及他人的承諾。
可以使用 memo、meeting minutes、work break down 或 gantt chart 的形式做紀錄。

如果只是口頭講講,可能會有認知、理解不同的問題。

以書面方式,有助於確認理解、認知是相同的,也可以留下正式紀錄。
4. 現地現物的精神
使用第一手資訊來做判斷及推論。

如果不是第一手資訊,難免會失真,而資訊錯誤,常會導致做出錯誤的判斷及推論。

參考: The Toyota Way,原則12
5. 避免立場搖擺不定
有些人在面對不同的人時,因為對方有不同的需求或利害關係,就因此提出不同的說法,但這是非常不好的做法,會讓別人無法信任你。

應該要先徹底瞭解事實,思考完整之後,再發表看法。

如果還沒想清楚,可以誠實以告,想清楚之後再加以說明。
6. 勇敢表達自己的想法。
不要只是說一動做一動,要主動思考目的及前因後果,提出自己的看法。

如果不表達自己的想法,大家會認為你是沒有想法的,對 credit 的建立有負面的影響。

表達的方式也很重要,以充滿自信的語氣表達,大家就會對你感到信賴。
7. 在書面或口頭的報告,力求簡潔清晰
有時候問一個問題,答案明明很清楚,有些人卻不直接講,反而愈扯愈遠,不知所云,浪費大家寶貴的時間。

這可能是一般的習慣是先解釋答案,然後才講答案。

建議採用麥肯鍚的金字塔結構法,先講結論,再說明推論。

要假設聽眾是沒耐心的,隨時準備打斷你,因此先講最重要的結論。
8. 用字遣詞要精確
不知道答案就不用猜,否則會讓人對你無法信任。

如果不知道答案,要主動說明將儘快找到解答並回報。

交報告前,要先仔細檢查內容,否則如果有錯誤的話,也會喪失別人對你的信任。

與主管的關係


1. 主管(部門經理、專案經理)必須知道管轄範圍內發生的事情。
這是一條很基本的原則,下面許多原則都是由這個原則衍生而來。

取得足夠的資訊,主管才能夠扮演好他的角色。

i. 讓你的主管知道重要的進度及發生的狀況(遇到的問題、困難、衝突)。

報告問題時,最好也同時報告你徹底思考過的解決方案。

要事前就報告問題,不要到最後一刻才突然提出來,因為這時候已經沒有反應的時間了。

ii. 避免跨過主管執行任務。

例如跨部門的協調就屬於部門經理的職責。
2. 主管要求的任務,必須優先達成。
主管看的比較全面,因此較能掌握整體的 priority。

如果對於交辦事項的 priority 不清楚,要主動提出和主管討論。
3. 執行任務時,必須依照指示進行。
如果有不同的想法,不要擅作主張,自行修正原訂計劃,要和主管 (部門經理、專案經理) 討論,取得同意後才能進行修正。

主動超出原本預期是值得嘉許,但要建立在這個原則的基礎上。

違反這個原則,會喪失主管對你的信任。
4. 不要盲從主管的指示。
這一點看似和前一點矛盾,但這一點要強調的是:
i. 要獨立思考,如果有不同想法,要和主管溝通。

ii. 在進行任務時,部屬在前線,有第一手的資訊,如果發現需要修正原訂計劃,不要盲從原本的指示,要在深思熟慮後,主動提出來和主管討論,獲得認可後,據此修正原訂計劃。

與同事及外界的關係


1. 在沒有知會對方主管及取得同意前,不可擅自跨入其他部門的領域。
i. 不可擅自指揮其他部門的員工。

ii. 不可擅自要求其他部門的員工花費時間或貢獻心力在某個專案。

iii. 不可擅自代表其他部門做出承諾。

iv. 不可擅自進行其他部門或其他同仁所負責的任務。

在不違反此原則的前提下,如果自己負責的任務都已經圓滿達成,心有餘力,則可以跨出去,主動瞭解其他部門的事務,對於日後的合作及升遷都會有幫助。
2. 進行討論或做決定時,要把 stake holders 都找進來。
否則,討論是不完整的,執行時很可能會遇到問題,甚至整個結論都可能被推翻掉。
3. 養成尋求他人意見及建議的習慣。
很多事務都需要他人的合作才能推動及進行,因此,要多瞭解對方的想法,如此有助於形成共識,讓團隊運作更順暢。
4. 信守承諾,按照 schedule 準時達成任務。

5. 不要直接向對方的主管抱怨。
先讓對方知道你不滿意的地方,讓對方有機會加以改善。

如果一遇到問題,就直接向對方的主管抱怨,如此將會樹立敵人,對你日後的發展很可能會造成阻礙。
(photo via Jonathan Kim)

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[書籍] 最重要的工作書

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