[閱讀筆記] 首先,打破成規 - 八萬傑出經理人的共通特質

原文書名:First, Break All The Rules: What the World's Greatest Managers Do Differently
中文書名:首先,打破成規 - 八萬傑出經理人的共通特質
作者: Marcus Buckingham, Curt Coffman
日期: 1999/5/5 (English Version)

簡介


本書是 Gallup 在 25 年之中所進行的兩項大規模的研究所得到的成果。

第一項研究的問題是:「能力最強的員工需要何種工作環境?」。

第二項研究的問題是:「全世界最傑出的經理人是如何發掘、留住,並將焦點集中於有才能的員工身上?」

測量的標準


評估一個職場力量的標準,可以歸納為 12 個問題:

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這12個問題的順序性是有意義的。像是爬山的過程。在山頂,代表著對這份工作具有極高的忠誠度,並擁有高度生產力

需要先滿足較低層次的需求,才能有效滿足更高層次的需求。作者比喻如果只想快速攻頂,將會得到「高山症」。

要努力使得員工對於前6個問題的回答都是「5」(分數由低到高是1-5)。挑戰在於,要「同時」滿足這些需求。未經深思的作法,只能夠滿足其中幾項需求,卻會對其他需求造成負面影響。

Murphy: 本書提的4個做法(上圖中左側的部份)可以解決前6個問題。但並沒有處理後6個問題。

關於第10個問題:「工作場合中,我有沒有最要好的朋友?」進一步的探討,可參閱:《人生一定要有的8個朋友》

傑出經理人的智慧


傳統智慧認為,每個人經過 training,都可以達到我們設定的目標。

傑出經理人認為,每個人都有獨特性(例如思考模式、做事風格),設法善用其獨特性,而不把精力放在補足其弱點
神經科學證實,人不會改變太多,技巧知識可以經由學習而獲得,但才能是難以改變的。

[Murphy] 應用這個觀念的方法:

1. 檢視 team 內的各項工作所需要的才能

2. 檢視 team member 的才能

3. 根據 team member 的才能,指派合適的工作。

這是一個 PDCA 循環,因為工作所需的才能及我們認為team member具備的才能,都需要持續觀察及修正。
傑出經理人扮演催化劑的角色,深入每一位員工的內在,給予刺激,而釋放出獨特的能力,並發揮於工作之上--將員工的才能轉化為績效

傑出經理人如何做好這些工作?
1. 「挑選人才」時,他們挑選有才能者......而不只是看他們的經驗、智力或決心

2. 「設定期待」時,他們定義正確的成果......而不是正確的步驟

3. 「激發員工」時,他們將焦點集中在優點......而不是協助員工找出弱點,並加以克服。

4. 「培養員工」時,他們協助他找到適合的方向......而不只是協助員工學習及獲得升遷。

第一把鑰匙:以才選人


每一種工作,若想要有傑出的表現,就一定需要「才能」


才能:可加以運用以提高升產力的,不斷重複出現思考感覺行為模式
Murphy:可參考《The 7 Habits of Highly Effective Poeple》對於 paradigm 的描述。
在大約3歲到13歲,人的腦部會將所有的連結網路予以進一步精製,並將專注於此。
較強的突觸連結仍會維持強勢(才能),而較弱的連結則會凋零不見(非才能)

這也正是「個性」和「才能」的塑造過程。

技能、知識及才能


技能(skill)執行任務的方法
例如:算術之於會計師、注射之於護士。

學會一項技能最好的方法就是不斷地練習。
知識(knowledge)所知道的事物
可分為「實際的知識」(例如:複式簿記規則之於會計師)及「經驗所累積的知識」(例如:為客戶節稅的方法之於會計師、對自己的認知、價值觀)
才能(talent)不斷重複出現的思考、感覺及行為模式
例如:對於精確度的熱愛之於會計師。
驅動才能:why。成就者、動覺派、體力、競爭、渴望、能力、信仰、使命、服務、道德、理想。

思考才能:how。專注、紀律、籌備者、工作導向、型態、責任、觀念、績效導向、策略性思考、業務性思考、問題解決、公式化、數目性、創造性。

人際才能:who。爭取、同情心、關係者、多重關係者、個人間關係、個人化認知、開發者、刺激、團隊、肯定性、說服、指揮、活性劑、勇氣。

能力:有時指技能、有時指知識、有時指才能。容易造成混淆。

習慣:大多數的習慣就是「才能」。

態度:就是「才能」。

原動力:就是「驅動才能」。

第二把鑰匙:定義正確的成果


經理人的重點在於組織員工達成績效目標

績效:任何被外在或內在的客戶視為極具價值的成果。

存在一個矛盾:經理人必須維持掌控,使得員工專注於績效;卻又無法強迫每個人以相同的方式做事。
解決這個矛盾的方法:先定義正確的結果,然後讓每個人找出他自己朝成果邁進的道路。
結果標準化,可以讓經理人不須將方法標準化。

如何得知成果是正確的?


1. 從客戶的角度思考,什麼是正確的?

2. 從公司的角度思考,什麼是正確的?
確認「為屬下所定義的成果」與「公司的策略」是一致的。
3. 從員工的角度思考,什麼是正確的?
辨識員工的「優點」,定義適合這些優點的成果,找出可以計算評估排名這些成果的方法。

Murphy's Comment


這部份和彼得杜拉克在《有效的管理者》所提的「重視貢獻」,道理是相通的。

第三把鑰匙:專注於才能


傑出經理人如何釋放每個人的潛能?


專注於每個人的才能不要嘗試去修正每個人的弱點。幫助每個人培養才能。

每個人獨特之處,並不在於他所做的工作,而是在於做事情的方法--這就是他的風格。

傑出經理人對於每一個員工獨特的才能,都能鉅細靡遺地描述出來。他們對每一個員工的目標,都設定在協助一個個別的人,將其所扮演的角色,發揮得淋漓盡致。

傑出經理人如何一貫地誘導出色的表現?


如果你想要將才能轉化為績效,你必須精心配置每個人的工作,把每個人放在最適當的位置

傑出經理人會與每個人談話,詢問他們的長處、短處、目標、夢想。注意每件事情。觀其言,察其行。

特例管理


傑出經理人以不同的方式、根據每個人各別的需求,去對待每一個人。

將大部份的時間花在最出色的員工身上


設定獨特的「期待值,讓每個人盡可能發揮實力凝聚注意力

強調並修正每個人的「獨特風格,並盡力使其風格達到盡善盡美的地步。

協助」每一個員工,讓每個人可以更自由地發揮他的才能。

傑出經理人處理員工的「弱點」?


面對績效不佳的員工,傑出的經理人會先問「績效不佳的部份可以加以訓練嗎?」。如果答案為「否」,績效不佳的原因就很可能是「才能」的問題了。

非才能」與「弱點」的差異:當工作上必須仰賴某「才能」的表現才可能成功時,此時,不具備該才能(「非才能」)就成了「弱點」。

面對員工的「弱點」,傑出經理人的處理方式:
(1) 設計一套支援系統
舉例:使用眼鏡克服視力不良的弱點。

舉例:使用 Google Keep 克服記憶不佳的弱點。
(2) 找一位互補的搭檔
舉例:[Disney] Walt Disney + Roy Disney。[HP] William Hewlett + David Packard。[Microsoft] Bill Gates + Paul Allen。

確認每一個人都被分配在正確的位子上。

平衡團隊中每一位成員的優點及缺點,使他們之間能產生互補的作用。
(3) 找一份替代的工作
當所有的方法都無效,必須為這位員工找一份替代的工作,將他自團隊中移出。

Murphy's Comment


這部份和彼得杜拉克在《有效的管理者》所提的「重視長處」,道理是相通的。

作者 Marcus Buckingham 於 2005 年 3 月在 Harvard Business Review 發表了一篇文章 "What Great Managers Do",提到善用每個人獨特的才能如何能夠促進團隊感:「善用每個人的獨特性有助於建立強大的團隊感,因為如此使得員工能夠欣賞他人的特殊才能,也會知道有其他成員能夠彌補自己的不足之處。簡而言之,它讓員工彼此需要,相互依賴 (interdependent)。」

瞭解弱點的方式,詢問:「過去 3 個月中,覺得最沒有成就感的一件事?」

第四把鑰匙:找到正確的位子


盲目、令人窒息的攀爬


「接下來我要往哪裡去?」

傳統的智慧是「往上爬」。

正確方法是:
幫助每一個人找到正確的位置

幫助每一個人找到他天生就擅長的工作

協助每一個人找到可以將他「獨特優點組合」與「該工作特殊要求」配合的工作

什麼動力可以驅動一個新的事業?


發現自我」,努力去全面性地了解自己的「才能」及「非才能」,是增強事業的能量來源。
「我對這份工作感到興奮嗎?我是否很快就學會如何做這份工作?這份工作我是不是做得很好?這份工作是否為我帶來了力量及滿足?」
傑出經理人讓「發現自我」成為對每一個員工明確的期待。

傑出經理人進行回饋的方式:
1. 經常性的回饋。
每月或每季一次。平均每年四個小時,討論員工的風格及績效。

協助員工有出色表現的祕訣在於「細節」,例如他對於特殊肯定的需求,或對人際關係的需求,或是他的目標,或是他的才能/非才能。若交流不夠頻繁,將會疏忽掉這些細節。
2. 以對過去績效的回顧做為開始。
協助員工思考自己的風格及才能/非才能。

做完回顧後,把焦點轉移到未來,以及員工如何利用自己的風格,使得他具有高度生產力。
3. 在私下、一對一的情況下給予回饋。

4. 要求員工注意自己的績效及學習。
重點在於「發現自我」。
舉例:當某位員工會經常性遲到時,傑出經理人會先問「為什麼」(先瞭解情況);而不是直接採取任何一種做法。

傑出經理人如何能夠在開除某人後,還能維持彼此間良好的關係?


傑出經理人的思考態度:「真誠關懷」,但對於「卓越」絕不妥協。
以「出色的表現」做為績效評估時參考的基本架構。
「什麼水準的績效是無法接受的?」傑出經理人:「任何在平均水準上下間波動,且沒有往上趨勢者。」

「停留在那種水準多久算是太久?」傑出經理人:「絕對不會太久。」
「關懷」是指引員工邁向成功。「真誠」地希望每一個人都可以找到機會充分發揮自己的才能。

轉動鑰匙:實際的指南


甄選才能的藝術


對才能的測試:去了解應徵者重複出現思考感覺、或行為模式,是否適合這項工作。

不論應徵者最後終於提供了多少細節,如果他需要別人一問再問才能描述一個特定的例子,很可能那種行為,並不是他生活中重複發生的部份。

快速學習」是了解一個人才能的重要線索。
「哪些工作你可以很快就學會?」「現在會很自然地去做什麼樣的事?」
從讓一個人感到「滿足」的理由,可以進一步了解他的才能。
「你覺得最滿足的是什麼?」「什麼樣的情況會給你力量?」「什麼事會讓你覺得很充實?」「過去三個月中,覺得最有成就感的一件事?」
設定問題清單。使得該問題的回答可以區分出應徵者是否具備某項才能。

績效管理


Murphy:本節列出了「one-on-one meeting」、「performance review meeting」及「career plan」的問題清單,可供經理人作為參考。

公司如何為傑出的經理人創造出友善的氣氛?


Murphy:本節列舉了許多作法,適合由HR部門執行。

才能的定義


Murphy:《附錄C》列出了對於各種才能的定義。分為三大類:驅動才能、思考才能、建立人際關係的才能。

延伸閱讀


[書籍] 首先,打破成規 - 八萬傑出經理人的共通特質 First, Break All The Rules: What the World's Greatest Managers Do Differently

[書籍] 發現我的天才 - 打開34個天賦的禮物 Now, Discover Your Strengths (Marcus Buckingham 亦為本書作者之一)

[書籍] 你必須知道的一件事 The One Thing You Need to Know--About Great Managing, Great Leading, and Sustained Individual Success (Marcus Buckingham 亦為本書作者)

[閱讀筆記] 執行力: 做到「知人善任」的方法

[閱讀筆記] 領導梯隊 The Leadership Pipeline