[閱讀筆記] 高效能的待辦事項管理法: Getting Things Done (by David Allen)

Getting Things Done (簡稱GTD) 是一套有系統的處理事情 (stuff) 的方法。

現代人的工作及生活形態的特性是事情很多,永遠也做不完,因此會覺得壓力很大。

GTD 的方法基本上是把 stuff 以有系統的方式搜集起來 (collect),讓大腦不需擔心還有什麼事情沒做,因為該做的事都已經集中在某個地方 (organize) 待處理了。

有系統的處理方式 (process) 是把 stuff 分類處理,先判斷 stuff 是否需要行動:
如果不需要行動,可能是參考資料(統一存放於某一空間)、有空再做的事(紀錄下來改天再研究)、或是垃圾(直接刪除)。

如果需要行動,可能是 project 或是 task。
對於 project,擬定計劃並定期追蹤。

對於 task,若是短時間即可做完的,就立刻完成 (do);否則交給其他人做 (delegate),或之後再做 (如果要做的事和特定的時間有關就放入 Calendar、否則放入 Next Action List)。
以系統性的方式來處理事情,就會感到井然有序,頭腦不再為懸念所焦慮,將可以放鬆、進入心如止水的狀態,發揮潛力及創造力!



定期檢視 (review) In-basket 是 GTD 的關鍵成功因素。

每天務必要清理 tracking list 及 mail inbox 直到只剩 20 件以下的 e-mails 及 tracking items,如果沒做到,表示:

(i) 工作量太大需要加以調整。

(ii) 已經有一些事情無法即時處理完畢了。

(iii) 很可能有掉球 (有該處理的事沒有即時處理、甚至忘了處理) 的狀況出現了。 

(iv) 沒有確實執行 GTD。

我的作法是:

(i) 公務上,以公司 e-mail inbox 及文字檔作為 in-basket; 私務上,以個人 e-mail inbox 及文字檔作 in-basket

(ii) 以 Google Keep 作為 next actions存放處。
Google Keep 的優點是有 Web version 也有 Android app。在 PC 上可用 Web version 快速檢視/處理;若不在 PC 旁,可用 Android app 快速紀錄待辦事項。
(iii) 公務上,以 Outlook e-mail sent box (若適合以 e-mail 方式請對方做某件事) 作為 waiting 存放處。

(iv) someday/maybe 的部份則記在文字檔或 Calendar。

後記


2007 年在部門內分享此題材,長時間的觀察發現,是否能做到 GTD,和績效及發展有正相關性。

在內部主管的訓練課程中,講述了此題材,許多主管表示有指派他人做事後來對方遺漏的困擾,若實行了 GTD,基本上,就可以避免這樣的問題。

2012 年 3 月參加張永錫 (Joe) 的演講,得知永錫師承 David Allen,曾赴美國參加 David Allen 舉辦的 GTD workshop,受到 David Allen 深厚的影響,促成和永錫合作在部門內舉行小型 GTD workshop (參加人數約 13 人) 的機緣。對於這場 GTD workshop,永錫相關的文章: 做出一個個值得自己驕傲的課程 竹科workshop課後心得、 講講我這段日子的學習 李紹唐、Murphy及自私的基因

延伸閱讀


[書籍] Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity。中譯本:《搞定!-2分鐘輕鬆管理工作與生活》。

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Brain 'splits to multi-task' - An inability to deal with more than two things at a time may be "hard-wired" into our brain, research suggests.